Digitaalinen muutos ja resurssien suunnittelujärjestelmän käyttöönotto logistiikka-alan yrityksessä

Abstract

Tämä tutkimus tarkastelee toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoa muutosjohtamisen avulla suomalaisessa logistiikka-alan yrityksessä. Toimeksiantaja KWH Logisticsin toiveiden mukaan tutkimus suoritettiin toimeksiantajan tytäryhtiössä resurssien suunnittelujärjestelmän pilottiryhmälle. Tutkimusongelmana oli tutkia, kuinka työntekijöiltä saadun palautteen avulla voidaan kehittää resurssien suunnittelujärjestelmää ja sen käyttöönottoa. Lisäksi alaongelmina oli selvittää, kuinka muutosjohtamisen avulla voidaan menestyksekkäästi toteuttaa resurssien suunnittelujärjestelmän käyttöönotto sekä mitä asioita tulee huomioida ja muuttaa, kun järjestelmää lanseerataan muille tytäryhtiöille. Opinnäytetyön tavoitteena oli tarjota toimeksiantajalle käsitys resurssien suunnittelujärjestelmän käyttöönoton onnistumisesta ja järjestelmän mahdollisista puutteista sekä esittää ehdotuksia niiden kehittämiseen muutosjohtamisen teorian avulla.

Tutkimus toteutettiin ensin kvantitatiivisena kyselynä, jonka jälkeen järjestettiin kvalitatiivinen tutkimus syvällisemmän ymmärryksen saavuttamiseksi. Kvantitatiivisen tutkimuksen aineistonkeruumenetelmäksi valittiin strukturoitu kyselylomake, joka toteutettiin sähköisenä ja paperisena versiona syksyn 2019 aikana. Tulokset analysoitiin webropol-ohjelman avulla. Kvalitatiivinen tutkimusaineisto kerättiin teemahaastatteluilla 2019-2020 vuodenvaihteessa. Aineisto analysoitiin sisällönanalyysimentelmällä. Kvantitatiivisen tutkimuksen kohderyhmänä oli resurssien suunnittelujärjestelmän pilottiryhmä, ja kvalitatiivisen tutkimuksen kohderyhmä oli heistä toimeksiantajan valitsemat henkilöt.

Tutkimuksessa selvisi keinoja, joilla voidaan kehittää järjestelmää ja sen käyttöönottoa. Tutkimuksen perusteella toimeksiantaja korjasi jo muun muassa tuntikirjauksia, järjestelmän ulkonäköä ja viestejä. Viestintä ja koulutus olivat vastaajien mielestä puutteellisia. Menestyneessä muutoksessa on tärkeää tehdä huolellinen suunnitelma ja viestiä usein muutosprosessista. Tuloksia voidaan hyödyntää toimeksiantajan resurssien suunnittelujärjestelmän kehittämisessä, järjestelmän lanseeraamisessa muille tytäryhtiöille ja uusien muutoshankkeiden toteuttamisessa.

This study examines the implementation of an Enterprise Resource Planning (ERP) system in a Finnish logistics company through change management. According to the wishes of the commissioner KWH Logistics, the study was carried out in a pilot group of the resource planning system commissioner’s subsidiary. The main research question of the study was to examine how feedback from the employees can be used to develop the resource planning system and its implementation. Other research questions were to clarify how change management can be used to successfully implement the resource planning system and what issues need to be considered and amended when the system is launched in other subsidiaries. The aim of the thesis was to provide the commissioner with an understanding on how to succeed in the implementation of the resource planning system and the possible shortcomings of the system as well as to present suggestions for their development with the help of change management theory.

The research of the thesis was first conducted as a quantitative survey, followed by a qualitative research to achieve a deeper understanding. A structured questionnaire was chosen as the data collection method for the quantitative research, which was implemented in electronic and paper versions during the autumn of 2019. The results were analysed using Webropol. Qualitative research material was collected through thematic interviews at the turn of 2019-2020. The material was analysed using a content analysis method. The target group of the quantitative research was the pilot group of the resource planning system and the target group of qualitative research was selected from the pilot group by the commissioner.

The study identified ways to develop the system and its implementation. Based on the study, the commissioner already corrected among other things the hour entries, the appearance of the system and the messages. Communication and training were inadequate in the respondents’ view. In a successful change, it is important to make a thorough plan and communicate frequently about the change process. The results can be utilized in the development of the commissioner’s resource planning system, the launch of the system for other subsidiaries and the implementation of new change projects.