Projekteista oppiminen Valtorissa

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena on projekteista oppiminen Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorissa. Toimeksiantaja haluaa valjastaa projekteista kertyneet opit ja tiedot päätöksenteon tueksi, ja tuoda ne helposti saataville muiden projektien hyödynnettäväksi. Työn tavoitteena on tuottaa Valtorille tietoa ja konkreettisia toimenpide-ehdotuksia, miten projekteista oppimista voitaisiin lisätä.

Työn kirjallisuuskatsauksessa tätä tietoa etsitään alan kirjallisuudesta ja julkaisuista, pyrkien erityisesti löytämään suositeltavia konkreettisia toimintatapoja tai käytäntöjä projekteista oppimiseen. Tietoperustan pohjalta huomataan, että projekteista oppiminen kytkeytyy vahvasti projektitoiminnan muuhun kypsyystasoon ja oppimisen kulttuuriin, eikä sen edistäminen yksinäisenä saarekkeena ole mahdollista. Tämän vuoksi kirjallisuuskatsauksessa kiinnitetään huomiota myös projektitoiminnan kypsyystasoihin sekä oppivan organisaation elementteihin.

Tutkimusosuudessa selvitetään haastattelututkimuksella Valtorin avainhenkilöiden tarpeet ja näkemykset projekteista oppimiseen liittyen. Haastateltaviksi on valittu 15 Valtorin avaintehtävissä työskentelevää henkilöä. Haastattelut on toteutettu puolistrukturoituna teemahaastatteluina ja purettu auki teemoittain. Tuloksissa nousee esiin hyvin yhteneväinen käsitys sekä nyky- että tavoitetilanteesta sekä hyvä kuva käyttäjien tarpeesta projekteista oppimisen mallille ja työkalulle. Käyttäjien tekniseen työkaluun liittyvät tarpeet on purettu auki tarinamuotoon. Näitä käyttäjätarinoita on mahdollista käyttää teknisenä vaatimusmäärittelynä, mikäli Valtorissa päätetään lähteä päivittämään projekteista oppimisen elementtejä tekniseen projektinhallintatyökaluun.

Tietoperustan ja haastattelututkimuksen tulosten pohjalta on tuotettu toimenpide-ehdotuksia, joita Valtorissa voidaan projekteista oppimisen vahvistamiseksi tehdä. Ehdotetut toimet pitävät sisällään muutoksia projektinhallinnan tekniseen työkaluun ja dokumenttipohjiin sekä projektinhallintamalliin. Ehdotettuja toimia esitetään myös oppien hyödyntämiseen kehittämisessä sekä oppimisen kulttuuriin yleisesti.

The present Master’s thesis focuses on learning from projects in the Government ICT Centre Valtori. Valtori’s goal is to use the knowledge and lessons learned in its projects. The aim is to make the lessons available and easily accessible for projects and to use them as a support material in decision making. The aim of this thesis is to provide information about learning from projects as well as to propose concrete actions Valtori could perform to improve learning.

A review of literature and articles was conducted to search information and find recommended actions about how to learn from projects. The literature review showed that learning from projects is tightly linked to the maturity level of project management and to the organizational culture of learning and, therefore, these topics are also discussed in the literature review. Interviews were carried out with the key personnel of Valtori to collect their views, needs and requirements. Semi-structured interviews were conducted with 15 key persons working in Valtori management, development and projects. The results of the interviews are discussed and they give good understanding about the current and target situation of learning from projects in Valtori. The requirements related to a technical tool for lessons learned in projects are presented in the form of user stories, which may be used as user requirements if Valtori decides to update the technical project management tool with the elements of lessons learned.

Finally, based on the knowledge gained from the literature review and the interviews, a list of recommended actions to improve learning from projects in Valtori is introduced. The recommended actions include changes for example in the project management model, the technical project management tool and the document templates. The recommended actions for using the lessons learned in development and enhancing the culture of learning in the organization are also presented.