Myyntilaskutus ja ostolaskujen tarkastaminen uudessa ohjelmassa

Abstract

Työ tehtiin toimeksiantona huolto- ja kunnossapitopalveluita tarjoavalle yritykselle. Yrityksessä oli parhaillaan käynnissä ohjelmiston muutosprojekti, jonka käyttöönottoon tarvittiin tukea. Opinnäytetyön aiheena oli ostolaskujen tarkastukseen ja myyntilaskutukseen liittyvät toiminnot uudessa ohjelmassa.

Teoriaosuudessa käytiin läpi huhtikuussa voimaantullutta verkkolaskulakia, laskun käsitettä yleisesti sekä mitä vaatimuksia laskuille on asetettu viranomaisten toimesta. Tämän jälkeen käsiteltiin myynti- ja ostolaskuja ja niiden prosesseja. Teoriassa keskityttiin myyntilaskujen osalta laskun muodostumiseen ja ostolaskujen osalta ostolaskujen tarkastamiseen ja tiliöimiseen.

Tutkimus tehtiin käyttämällä tutkimusmenetelminä havainnointia ja haastattelua. Menetelmien avulla selvitettiin, mitkä toiminnot uudessa ohjelmassa suoritetaan kohdeyrityksen työntekijöiden toimesta. Lisäksi selvitettiin, mitkä näistä toiminnoista vaativat tarkempaa ohjeistusta.

Teorian ja tutkimustulosten perusteella luotiin kaksi erillistä käyttöohjetta myyntilaskutusta ja ostoslaskujen tarkastusta varten, jotka toimivat nykyisille työntekijöille apuna käyttöönoton aikana ja myöhemmin tukena päivittäisessä työskentelyssä. Käyttöohjeita voidaan hyödyntää myös uusien työntekijöiden perehdytyksessä. Käyttöohjeissa esitettiin kohdeyrityksessä suoritettavat toimenpiteet vaiheittain ja korostettiin vaativaksi todettuja vaiheita. Käyttöohjeissa tuotiin esille viranomaisten vaatimukset, jotka koskivat yrityksen työntekijöiden tekemiä toimenpiteitä.

This thesis was executed as a commission to a company that provides maintenance services. There was an ongoing system transition project. The company needed support for the implementation of the new system. The topic of this thesis was the functions of the new system which had to do with the examination of a purchase invoice and invoiced sales.

The theory went through an e-invoice law that became valid on April, the meaning of an invoice in general as well as the requirements set for invoices by the officials. After that the thesis reviewed the processes of sales and purchase invoices. The part that went through sales invoices focused on the composition and the purchase invoices section focused on examination and posting.

The research was done by using observing and interviewing as tools. By using these methods, it was made clear which functions were used by the employees of the company. In addition, it was examined which of these functions require further instruction.

Based on the theory and the research findings, two separate instruction manuals for sales invoicing and purchase invoice inspection were created. Those manuals will support current employees during implementation of the new system as well as later in daily work.

Instruction manuals can also be utilized in familiarization of new employees. The manuals presented the measured performed in the company step by step. It also highlighted the stages that were found out to be challenging. The demands given by the officials that concern the functions performed by the company’s employees were written in the instruction manuals.