Ohjelmistorobotiikan käyttöönotosta aiheutuneen muutoksen kokeminen : Tampereen kaupungin työllisyys- ja kasvupalvelut

Abstract

Tampereen kaupungin työllisyys- ja kasvupalveluiden kuntouttavan työtoiminnan toimistotiimissä otettiin käyttöön ohjelmistorobotti, joka automatisoi yhden työvaiheen toimistotiimin työnkuvassa. Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää, miten ohjelmistorobotiikan käyttöönotosta aiheutunut muutosprosessi koettiin toimistotiimin esimiehen sekä toimihenkilöiden osalta, sekä millaisia vaikutuksia automatisoinnilla oli toimihenkilöiden työhön. Kasvu- ja työllisyyspalveluissa on tavoitteena automatisoida rutiininomaisia ja yksitoikkoisia tehtäviä, jotta työntekijöiden työaikaa voitaisiin vapauttaa mielekkäämpien tehtävien hoitoon. Opinnäytteen tavoitteena oli kerätä palautetta käyttöönottoprojektista sekä antaa kehitysehdotuksia seuraavia käyttöönottoprojekteja ajatellen. Aineisto tutkimusta varten kerättiin haastattelemalla toimistotiimin esimiestä sekä toimihenkilöitä.

Tutkimuksessa selvisi, että toimistotiimin toimihenkilöiden kokemus muutoksesta sekä ohjelmistorobotin vaikutuksesta olivat yksilöllisiä. Muutoksen alkuvaiheessa osalla toimistotiimin toimihenkilöistä nousi huoli omien työtehtävien säilymisestä. Tutkimukseen haastateltavien mielestä parannettavaa olisi ollut muutoksen viestinnässä, aikataulussa sekä vastuiden jaossa. Ohjelmistorobotin koettiin tehostaneen työntekoa sekä vähentäneen yksitoikkoista työtä.

Tutkimustulosten perusteella muutoksessa olisi tullut panostaa avoimeen ja tasapuoliseen viestintään ja tiedottamiseen. Viestinnässä pitäisi huolehtia, että kaikki muutoksen osapuolet pysyvät ajan tasalla etenemisestä sekä kokevat tulevansa kuulluksi.

Employment and Growth Services in the city of Tampere introduced a software robotics that automatised one stage of the office team's assignments. The purpose of this thesis was to examine how the office team and its superior experienced the change management during the deployment process and how the software robotics affected office team's work. Employment and Growth Services are aiming to automatise work tasks that are routine and monotonous in order to liberate employees' resources into more meaningful assignments. The aim of the thesis was to collect feedback on the deployment process and give proposals to the next deployment processes.

The study results showed that the experiences of the change and the effects of the software robotics were individual. At the early stage of the change process some employees were concerned about the persistence of their work. According to the interviewees, improvement had been needed in the change communication, the schedule and in the division of responsibilities.

According to the results the commissioner should have invested in open communication and reporting. It should be taken into consideration that all parties of the change stay updated and consulted on the changes.