Uuden myyjän perehdytys työhön : case: Synsam Group Finland Oy

Abstract

Opinnäytetyössä käsitellään uuden myyjän perehdyttämistä työhön. Opinnäytetyön toimeksiantaja on Synsam Group Finland Oy. Työn tavoitteena on selvittää Synsamin nykyisen perehdytysmallin toimivuutta sekä pohtia, miten perehdytysprosessia voisi parantaa entisestään.

Teoriaosuuden ensimmäisessä osassa käsitellään hyvän myyjän ominaisuuksia sekä myyntiprosessin kulkua. Kaikki alkaa tarvekartoituksesta, joka on myyntiprosessin tärkein vaihe. Tarvekartoituksen apuvälineenä voidaan käyttää esimerkiksi SPIN-strategiaa. Osiossa esitellään myös keinoja vastaväitteisiin vastaamiseen ja kaupan päättämiseen sekä pohditaan työntekijän asenteen vaikutusta työssä onnistumiseen, ja toisaalta myös työympäristön vaikutusta työntekijän asenteeeseen ja motivaatioon.

Toinen teoriaosuus käsittelee perehdyttämistä. Perehdyttämisellä tarkoitetaan tässä yhteydessä koko sitä prosessia, jolla työntekijä tutustutetaan työpaikan käytäntöihin ja opastetaan työtehtäviinsä. Työntekijän huolellinen perehdyttäminen palvelee koko yritystä, sillä osaava työntekijä on tehokas ja tekee vähemmän virheitä, kuin huonosti perehdytetty. Perehdytysprosessin suunnittelu on tärkeää ja perehdytettävälle työntekijälle on tärkeää kertoa perehdytysprosessin tavoitteet sekä aikataulu. Työntekijän on myös ymmärrettävä hänen työnsä merkitys yrityksen toiminnan kannalta, jolloin hän pysyy motivoituneempana.

Synsamin nykyisten perehdytysmallien toimivuutta selvitetään kyselyllä, johon on kerätty myyjän työnkuvan kannalta oleellisia tietoja ja taitoja eri osa-alueilla. Vastaajan tehtävä oli arvioida, oliko perehdytys riittävää kullakin osa-alueella. Kyselyn lisäksi toteutettiin myös syvähaastattelu perehdytyksestä kahdelle lähivuosina työnsä aloittaneelle myyjälle.

Kyselyn sekä haastatteluiden perusteella selvisi, että nykyinen perehdytys koetaan suhteellisen toimivaksi, mutta kehitettävääkin löytyy. Esimerkiksi tietyn perehdyttäjän nimeäminen uudelle työntekijälle on asia, jolla prosessia voisi jatkossa kehittää. Perehdytys on tällä hetkellä todella käytännönläheistä ja tapahtuu pääosin työn ohessa. Kyselyn ja haastattelun vastauksista kävi ilmi, että optiikan perusteisiin liittyvää koulutusta toivottaisiin työsuhteen alussa olevan enemmän. Toinen asia, jonka kohdalla perehdytyksessä arvioitiin olevan kehitettävää, oli linssikoulutus. Myyjän olisi helpompi suositella tiettyä linssiä asiakkaalle, jos hän itse selkeämmin ymmärtäisi linssityyppien erot. Myös kirjallista opetusmateriaalia erityisesti liittyen optiikan perusteisiin toivottiin.

This thesis deals with the familiarization of a new salesperson. The thesis is made for Synsam Group Finland Oy. The aim of the thesis is to research the functionality of Synsam’s current familiarization models and consider how this process could be further improved.

The first theoretical part deals with the characteristics of a good salesperson. It also deals with the sales process. The process starts by finding out the customer needs. This is the most important part of a sales process. The SPIN strategy can be used as a tool for that. This section also presents ways to respond to customer’s objections and how to close the deal, and considers the impact of the employee's attitude on success at work and, on the other hand, the impact of the work environment on the employee's attitude and motivation.

The second part of the theory deals with the familiarization. Careful orientation of the employee benefits the entire company, as a skilled employee is efficient and makes fewer mistakes than a poorly familiarizated one. The planning of the familiarization process is important, and it is important to inform the employee about the goals and schedule of the process. The employee also needs to understand the importance of his or her job to the company’s operations, that can keep the employee more motivated to familiarization.

The functionality of Synsam's current familiarization models is investigated with a survey that collects information and skills that are relevant to the seller's job description in various areas. Respondents were asked to assess the quality of familiarization in each area. In addition to the survey, an in-depth interview was also conducted with the induction for two salespersons who had worked for Synsam less than two years.

Based on the survey and the interviews, it became clear that the current familiarization process is preceived to be relatively effective, but there is always room for improvement too. For example, appointing a specific person to familiarize a new employee is something that could be used to improve the process in the future. The orientation is really practical at the moment and it takes place mainly alongside the work. The responses to the survey and interview revealed that more training in the basics of optics would be needed at the beginning of the employment relationship. Another issue that was considered to be developed in the orientation was lens education. It would be easier for the seller to recommend a particular lens to the customer if the seller himself understood the differences between the lens types more clearly. Written teaching material, especially related to the basics of optics, was also desired.