Tiedonohjaussuunnitelma valmiiksi tarkalla projektisuunnitelmalla : mukana tiedonhallintalaki
Aaltonen, Noora (2020)
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020052915452
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020052915452
Tiivistelmä
Opinnäytetyössä perehdyttiin tiedonohjaussuunnitelman laatimiseen projektin näkökulmasta katsottuna. Uusi versio asianhallintajärjestelmästä tarvitsee tiedonohjaussuunnitelman, joka oli tarkoitus tehdä tiedonohjausjärjestelmään, jossa sitä ylläpidetään sähköisesti. Selvityksen tavoitteena oli saada teoreettinen pohja, jonka tuotoksena laadittiin projektisuunnitelma toimeksiantajalle.
Työ toteutettiin toimintatutkimuksena, jonka päämääränä on kehittää organi-saation sähköistä tiedonhallintaa. Tiedonohjaussuunnitelma on ohjaava väline asianhallintajärjestelmässä, joka ohjaa asiankäsittelyprosessin etenemistä tuottaen automaattisesti sähköisen säilyttämisen tarvittavia metatietoja. Tiedonohjaussuunnitelma auttaa tiedonhakemisessa ja poistaa järjestelmästä itsestään määräajan säilytettävät asiakirjat, niiden säilymisajan päätyttyä.
Työn teoreettisessa puolessa keskityttiin käytännönläheisesti projektihallintaan, projektisuunnitelman tekemiseen ja sähköisen arkistoinnin vaatimuksiin lain ja erinäisten määräyksien mukaisesti. Opinnäytetyössä käsiteltiin omana kohtana uusi tiedonhallintalaki ja sen edellyttämät velvoitteet määräaikoineen julkisen hallinnon viranomaisille. Laki vahvisti sähköisen arkistoinnin merkityksen viranomaisen toiminnoissa ja täydentää opinnäytetyön aihetta tiedonohjaussuunnitelman tarpeellisuudella.
Empiirisen osuuden laadintaprosessi on kuvattu ennen johtopäätöksiä, miten projektisuunnitelma on muodostunut ja mitä asioita siihen on kerätty ja miten. Koostettu projektisuunnitelma löytyy opinnäytetyön liitteistä.
Työ toteutettiin toimintatutkimuksena, jonka päämääränä on kehittää organi-saation sähköistä tiedonhallintaa. Tiedonohjaussuunnitelma on ohjaava väline asianhallintajärjestelmässä, joka ohjaa asiankäsittelyprosessin etenemistä tuottaen automaattisesti sähköisen säilyttämisen tarvittavia metatietoja. Tiedonohjaussuunnitelma auttaa tiedonhakemisessa ja poistaa järjestelmästä itsestään määräajan säilytettävät asiakirjat, niiden säilymisajan päätyttyä.
Työn teoreettisessa puolessa keskityttiin käytännönläheisesti projektihallintaan, projektisuunnitelman tekemiseen ja sähköisen arkistoinnin vaatimuksiin lain ja erinäisten määräyksien mukaisesti. Opinnäytetyössä käsiteltiin omana kohtana uusi tiedonhallintalaki ja sen edellyttämät velvoitteet määräaikoineen julkisen hallinnon viranomaisille. Laki vahvisti sähköisen arkistoinnin merkityksen viranomaisen toiminnoissa ja täydentää opinnäytetyön aihetta tiedonohjaussuunnitelman tarpeellisuudella.
Empiirisen osuuden laadintaprosessi on kuvattu ennen johtopäätöksiä, miten projektisuunnitelma on muodostunut ja mitä asioita siihen on kerätty ja miten. Koostettu projektisuunnitelma löytyy opinnäytetyön liitteistä.