Järjestelmäintegraation vaikutukset ja kehitysmahdollisuudet palkkahallinnossa : case Henkilöstöpalvelualan yritys
Mäkelä, Laura (2020)
Mäkelä, Laura
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020091120377
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020091120377
Tiivistelmä
Yritysten liiketoimintaa toteutetaan yhä enemmän sähköisesti, ja yrityksillä on käytössään usein monia tietojärjestelmiä. Myös yritysten palkkahallinto toteutetaan pääsääntöisesti sähköisesti ja usein yrityksen palkkahallinnon järjestelmä on integroitu toimimaan yhdessä muiden yrityksen käyttämien järjestelmien kanssa.
Tässä opinnäytetyössä toimeksiantajana toimii henkilöstöpalvelualan yritys, jossa yritysoston seurauksena toteutetaan useampi järjestelmäintegraatio. Opinnäytetyössä perehdytään ensimmäisenä yritysoston jälkeen toteutettuun integraation, ja tavoitteena on tuoda ilmi integraation toteuttamiseen kehitysideoita.
Opinnäytetyön teoriaosassa käsitellään palkkahallinnon prosesseja ja tietojärjestelmäintegraatiota. Palkkahallinto on laaja tehtäväalue, johon kuuluu muun muassa sopimusten tulkinta, palkkojen määrittäminen, laskeminen sekä maksaminen, palkkojen tilastointi sekä arkistointi, palkkahallinnon tehtävien ohjeistaminen ja työnjohdon sekä johdon avustaminen. Palkanmaksu hoidetaan usein yhden järjestelmän kautta, mutta muilla liiketoiminnan osa-alueilla yrityksellä voi olla käytössään eri järjestelmiä. Usein yritysten järjestelmät on integroitu toimimaan yhdessä, jolloin kommunikointi järjestelmien välillä tapahtuu automatisoidusti, eikä tietoja tarvitse kirjata erikseen useaan eri järjestelmään.
Opinnäytetyön empiirisessä osassa tarkastellaan integraatioon toteutusta palkkatiimin näkökulmasta. Osassa kerrotaan palkkatiimin nykyiset työtehtävät sekä integraation aiheuttamat muutokset tiimin työskentelyssä. Loppuun on koottu kehitysideoita yrityksen vastaaviin integraatiotilanteisiin.
Johtopäätöksenä voidaan todeta, että kehitysideoita saatiin koottua useita haastattelun, keskusteluiden sekä omien kokemusten pohjalta, ja toimeksiantaja voi hyödyntää tuloksia tulevissa toteutettavissa integraatioissaan. Yksi tärkeimmistä asioista integraation toteuttamisessa on onnistunut suunnittelu sekä viestintä työntekijöille integraation jokaisesta vaiheesta. Businesses are increasingly doing business electronically and companies often have access to many information systems. Payroll administration is also mainly implemented electronically and often the company's payroll management system is integrated to work together with other systems used by the company.
In this thesis the client is a personnel service company where several system integrations are implemented because of the acquisition. The thesis first becomes acquainted with the integration implemented after the acquisition and the aim is to reveal development ideas for the implementation of the integration.
The theoretical part of the thesis deals with payroll management processes and information system integration. Payroll administration is a broad area of responsibility which includes the interpretation of contracts, determination, calculation, payment, statistics and archiving of salaries. In addition, the tasks of the payroll administration include instructing payroll administration tasks and assisting management. Payroll is often handled through a single system but in other areas of the business a company may have different systems in use. Business systems are often integrated to work together so that communication between them takes place automatically. That is why there is no need to record data separately in several different systems.
The empirical part of the thesis examines the implementation of integration from the perspective of the salary team. The section describes the current tasks of the salary team as well as the changes in work caused by integration. Development ideas for the company's corresponding integration situations are compiled at the end of the thesis.
In conclusion it may be stated that several development ideas were collected based on an interview, discussions and the thesis writer’s own experiences, and the client can utilize the results in its future integrations. One of the most important things in implementing integration is successful planning as well as communication to the employees at every stage.
Tässä opinnäytetyössä toimeksiantajana toimii henkilöstöpalvelualan yritys, jossa yritysoston seurauksena toteutetaan useampi järjestelmäintegraatio. Opinnäytetyössä perehdytään ensimmäisenä yritysoston jälkeen toteutettuun integraation, ja tavoitteena on tuoda ilmi integraation toteuttamiseen kehitysideoita.
Opinnäytetyön teoriaosassa käsitellään palkkahallinnon prosesseja ja tietojärjestelmäintegraatiota. Palkkahallinto on laaja tehtäväalue, johon kuuluu muun muassa sopimusten tulkinta, palkkojen määrittäminen, laskeminen sekä maksaminen, palkkojen tilastointi sekä arkistointi, palkkahallinnon tehtävien ohjeistaminen ja työnjohdon sekä johdon avustaminen. Palkanmaksu hoidetaan usein yhden järjestelmän kautta, mutta muilla liiketoiminnan osa-alueilla yrityksellä voi olla käytössään eri järjestelmiä. Usein yritysten järjestelmät on integroitu toimimaan yhdessä, jolloin kommunikointi järjestelmien välillä tapahtuu automatisoidusti, eikä tietoja tarvitse kirjata erikseen useaan eri järjestelmään.
Opinnäytetyön empiirisessä osassa tarkastellaan integraatioon toteutusta palkkatiimin näkökulmasta. Osassa kerrotaan palkkatiimin nykyiset työtehtävät sekä integraation aiheuttamat muutokset tiimin työskentelyssä. Loppuun on koottu kehitysideoita yrityksen vastaaviin integraatiotilanteisiin.
Johtopäätöksenä voidaan todeta, että kehitysideoita saatiin koottua useita haastattelun, keskusteluiden sekä omien kokemusten pohjalta, ja toimeksiantaja voi hyödyntää tuloksia tulevissa toteutettavissa integraatioissaan. Yksi tärkeimmistä asioista integraation toteuttamisessa on onnistunut suunnittelu sekä viestintä työntekijöille integraation jokaisesta vaiheesta.
In this thesis the client is a personnel service company where several system integrations are implemented because of the acquisition. The thesis first becomes acquainted with the integration implemented after the acquisition and the aim is to reveal development ideas for the implementation of the integration.
The theoretical part of the thesis deals with payroll management processes and information system integration. Payroll administration is a broad area of responsibility which includes the interpretation of contracts, determination, calculation, payment, statistics and archiving of salaries. In addition, the tasks of the payroll administration include instructing payroll administration tasks and assisting management. Payroll is often handled through a single system but in other areas of the business a company may have different systems in use. Business systems are often integrated to work together so that communication between them takes place automatically. That is why there is no need to record data separately in several different systems.
The empirical part of the thesis examines the implementation of integration from the perspective of the salary team. The section describes the current tasks of the salary team as well as the changes in work caused by integration. Development ideas for the company's corresponding integration situations are compiled at the end of the thesis.
In conclusion it may be stated that several development ideas were collected based on an interview, discussions and the thesis writer’s own experiences, and the client can utilize the results in its future integrations. One of the most important things in implementing integration is successful planning as well as communication to the employees at every stage.