Mallidokumentti taloushallinnon prosessin automatisaatiota varten

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee taloushallinnon robotisaatiota, prosessikuvausta ja mallintamista, sekä ohjelmistorobotiikkaa. Ohjelmistorobotiikka on erittäin nopeasti kasvava toimiala ja erittäin ajankohtainen, varsinkin taloushallinnon näkökulmasta. Opinnäytetyö toteutettiin toimeksiantajalle, joka on suuri talouspalveluiden tarjoaja. Toimeksiantaja tunnisti tarpeen dokumentoinnin ja dokumentointiprosessin kehittämiselle.

Dokumentoinnin kehittäminen alkoi teoriapohjan selvityksellä ja nykytilanteen kartoituksella. Teoriapohjan selvitys toteutettiin pääasiassa hyödyntämällä verkkolähteitä ja nykytilanteen selvitys teemahaastatteluina, joissa haastateltiin toimeksiantajanyrityksen asiantuntijoita. Näiden lisäksi aineistoa hankittiin verkkokursseilta ja niistä saaduista materiaaleista.

Työn tavoitteena oli yksinkertaistaa ja yhtenäistää toimeksiantajan dokumentointia, jota hyödynnetään automatisaation yhteydessä. Työn tarkoitus oli luoda mallidokumentti prosessin kuvausta varten, sekä mallidokumentista johdettu dokumentointipohja. Mallidokumenttiin kuvattu prosessi on ostolaskujen täsmäytysprosessi.

Projektin keskeisin osa on prosessin kuvaaminen niin nykyisen prosessin osalta, kuin myös halutun prosessin osalta. Nämä ovat samankaltaisia prosesseja, mutta molemmissa pitää soveltaa harkintaa ja myös suunnittelua etenkin automatisaation haastavuuden ja toteutustavan perusteella. Dokumentissa kuvattiin vakiomuotoinen ostolaskujen täsmäytys, eikä käsitelty erityisiä asiakaskohtaisia toimintatapoja.

Prosessien kuvaamiseen hyödynnettiin niin sanottuja uimaratakaavioita, sekä flowchart-kaavioita. Tämän lisäksi prosessi mallinnettiin kuvakaappauksin liitteeksi dokumenttia varten. Tärkeä osa dokumentin luomisessa ohjelmistorobotiikka varten on dokumentaation tarkkuus. Tästä varmistuttiin tekemällä dokumenttikatselmuksia ja pitämällä palavereja toimeksiantajan yhteyshenkilöiden kanssa. Lopullinen dokumentti esiteltiin toimeksiantajalle ja siitä luotiin myös mallipohja, johon lisättiin ohjeistus dokumentin täyttämistä varten.

This thesis covers the robotisation of financial administration, process mapping and modeling and robotic process automatisation. Robotic process automation is a fast-growing industry and very topical, especially from the standpoint of financial administration. The thesis was made for a client, a large operator in the field of financial management. The client recognised a need for the improvement of documentation and documentation process.

The improvement of documentation was begun by research of theory and mapping the current situation. The research was done mainly by utilising resources online and the mapping of current situation by interviews, in which the interviewees were experts from the client’s company. In addition, online courses and the materials given were utilised.

The aim of the thesis was to simplify and to unify client’s documentation that was used in relation to automatisation. The purpose was to create a model document for process mapping and a layout document derived from the model document. The process mapped in the document was the matching of purchase invoices.

The most pivotal part of the project was the process mapping of the current process, as well as of the wanted process. While these are similar processes, both require consideration and planning, especially based on the challenge and the way of execution of automatisation. The process mapped was a standard purchase invoice matching-process and it did not address intricate customer procedures.

For the process mapping, so called “swimming-lane” process maps and flowcharts were used. On top of this, the process was mapped via screenshots as an attachment for the document. When creating a document for robotic process automatisation, accuracy is essential. This was assured by having document-reviews and meetings with contact people from client’s organisation. The final document was presented to the client and from it a document layout was created with instructions on how the document was to be filled.