Verkkolaskutuksen käyttöönotto : case: Elektro-Valo Oy

Abstract

Opinnäytetyössä tutkittiin verkkolaskutuksen käyttöönottoa PK-yrityksessä. Työn toimeksiantaja oli Elektro-Valo Oy, yritys joka valmistaa ja suunnittelee valaisimia ja valaisinratkaisuja. Elektro-Valo Oy:lle tehtiin selvitys verkkolaskutuksen käyttöönotosta ja siihen liittyvästä pohjatyöstä. Verkkolaskutus on koko ajan yleistyvä laskutusmuoto, jota jo monet suuret yritykset käyttävät. Verkkolaskutus lisääntyy pikkuhiljaa myös PK-sektorilla. Teoria osuudessa käyn läpi verkkolaskutuksen vaatimuksia ja standardeja sekä operaattoreiden tarjontaa ja ohjelmistovaatimuksia. Myös logistiset ja ympäristölliset hyödyt otettiin työssä huomioon. Case-osassa käydään läpi verkkolaskutuksen käyttöönotto ja siihen liittyvät pohjatyöt. Tavoitteena oli hankkia yrityksen tarpeisiin tällä hetkellä soveltuva taloudellinen ja käytännöllinen verkkolaskutustoteutus. Työn lopputuloksena Elektro-Valossa otettiin käyttöön verkkolaskutus vuonna 2010. Laskutusmuoto ei vielä ole koko asiakaskunnan kanssa käytössä, mutta vuoden 2011 aikana se saadaan käyttöön suurimalle osalle asiakkaista. Yrityksessä käyttöönotettu verkkolaskutus toimii käytännössä niin, että verkkopankin kautta noudetaan ohjelmiston tekemä verkkolasku, ja se lähetetään asiakkaan operaattorille. Työlle asetettu tavoite saavutettiin, ja tulevaisuudessa verkkolaskutusta laajennetaan myös laskujen vastaanoton puolelle.

The subject of this bachelors thesis is assigned by Elektro-Valo Oy, company that manufactures and designs light fittings. The purpose is to implement software to the next level, so that company will be able to send electronic invoice to the customers. In recent years use of electronic invoice has slowly increased and in the future it is becoming more and more used between companies. I approach electronic invoicing from small and medium-sized companies point of view. That is because most of Finnish companies are in that size range. The theoretical section of this thesis is to define electronic invoicing. Electronic invoicing details, what kind of formats does it have. Also what tools company has to have, until it can send electronic invoice. The logistical and ecological benefits are also defined. The objective of this thesis is to implement electronic invoicing ready for use. Elektro-Valo Oy has a Nova Pro-software, so the case was to add a tool to this software for electronic invoice. Also selection of operator was one part of this case. What kind of format is the best for assigned company. The demand was to find economical and easy way to send electronic invoice. As a result of this thesis Elektro-Valo Oy has electronic invoicing in use. The implementation went without bigger problems. In practice electronic invoices are picked up from Nova-software via file transfer protocol to online bank service. From there invoice will be send to customers bank. The biggest challenge in this case was to define what is the best solution for the company. But after some investigation about the subject it was easy to find the best solution.