Ostolaskujen sähköistyminen ja digitalisaation merkitys taloushallinnossa

Abstract

Tässä opinnäytetyössä tavoitteena oli tutkia taloushallinnon prosesseissa tapahtuvaa muutosta, kun toimeksiantajayritys tilaa palveluntarjoajalta käyttöönsä ostolaskuautomaation. Ostolaskujen automatisoinnilla pyritään sähköistämään taloushallintoa, nopeuttaen taloushallinnon sisäisiä prosesseja. Palvelun tarkoituksena on myös vähentää yksittäiselle työntekijälle kohdistuvaa työtaakkaa sekä lisätä työ- ja kustannustehokkuutta.

Tämän opinnäytetyön teoriaosuus on esitelty luvuissa kaksi ja kolme. Teoriaosuudella pyrkimyksenä on antaa lukijalle riittävän kattava kuva digitalisaatiosta yleisesti, pureutuen erityisesti taloushallinnon digitalisaatioon. Työn tutkimustuloksissa ja johtopäätöksissä otetaan huomioon teoriaosuus.

Kvalitatiivinen tutkimus toteutettiin yhteistyössä Atria Suomi Oy:n kanssa. Tutkimusta varten on haastateltu myös palveluntarjoajan edustajaa. Atria Suomi Oy otti taloushallinnossaan käyttöönsä ostolaskuautomaation. Automaatio on otettu käyttöön keväällä 2020, joten mielenkiinto kohdistuu suuren organisaation järjestelmämuutoksen vaikutuksiin.

Opinnäytetyö on toteutettu liiketalouden koulutusohjelmassa, jolloin työn lopussa oleva yhteenveto ja pohdinta tapahtuu pääpiirteittäin liiketoiminnallisesta näkökulmasta. Digitalisaation avulla pyritään saavuttamaan etuja yrityksessä. Ostolaskujen käsittelijän työnkuvan muuttumisen rinnalla mahdollistetaan yrityksen kehittäminen sähköistämällä taloushallinnon prosesseja ja analysoimalla yrityksen kehitystä tulevaisuutta ajatellen.

The aim of this thesis was to explore the change in financial management processes when the commissioning company ordered a purchase invoice automation system from a service provider. The aim of automating purchase invoices is to make financial management electronic, in order to speed up the internal processes of financial management. The service also aims to reduce the workload of individual employees and to enhance work and cost efficiency.

The theoretical part of this thesis is presented in Chapters two and three. The theoretical part aims to give the reader a sufficiently comprehensive picture of digitalisation in general but focusing on the digitalisation of financial management. The theoretical part is applied in the results and conclusions section of the thesis.

A qualitative study was carried out in co-operation with Atria Suomi Oy. A representative of the service provider has also been interviewed for the study. Atria Suomi Oy introduced a purchase invoice automation system in their financial management. The system was introduced in the spring of 2020, and so the study is particularly interesting from the perspective of impacts of the change in a large organization.

The thesis was implemented in the Degree Programme in Business Administration, in which case the summary and reflection at the end of the thesis are examined in general terms from a business perspective. Digitalisation aims to achieve benefits for the company. Alongside the change in the job description of the purchase invoice processor, the company’s financial management processes are developed through digitalization, and the company's development for the future is analysed.