Heiluttaako häntä koiraa? : Tiedon käyttäytyminen toiminnanohjausjärjestelmässä

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli laatia kokemusperäinen selkokielinen jäsentely tiedon käyttäytymisestä toiminnanohjausjärjestelmän sisällä tuotannon näkökulmasta. Vuosien saatossa oli kehittynyt ajatus siitä, miten toiminnanohjausjärjestelmistä voisi mahdollisimman selkokielisesti kertoa, mitä yrityksen tuotannollisen tiedon integroiminen ja ylläpito toiminnanohjausjärjestelmään tarkoittaa. Tähän en ollut löytänyt sellaista selkokielellä kirjoitettua tietoa järjestelmän sisäisestä käyttäytymisestä, jonka pohjalta voisi ymmärtää, miten ja miksi järjestelmät ovat byrokraattisia, joustamattomia, tunteita herättäviä ja mitä ja miksi ne vaativat ehdotonta huomiota käytettävyyden ja joustavuuden kustannuksella. Yleisesti järjestelmän hyödyt ja mahdollisuudet yliarvioidaan ja niiden vaatima henkilöresurssi omien perustietojen ja prosessien suhteen aliarvioidaan.

Jos ja kun prosessit, resurssit ja tiedon organisointi ovat vajavaisia tai tekemättä, käy todennäköisesti niin, että häntä heiluttaa koiraa eli ajaudutaan tilanteeseen, jossa toiminnanohjausjärjestelmän panos/tuotossuhde jää negatiiviseksi. Tämä tarkoittaa sitä, että kallis järjestelmäinvestointi kuluttaa energiaa vääriin asioihin, eikä järjestelmähyöty koskaan konkretisoidu.

Tässä opinnäytetyössä kävin läpi lyhyesti järjestelmien teoriaa sekä laajemmin tiedon organisoimisen vaatimuksia tuotannollisen yrityksen näkökulmasta, järjestelmän toiminnallisuuksia sekä niiden keskinäisiä kytköksiä.

Jokainen yritys on uniikki omanlaisensa toimintaympäristö, mutta kaikella järjestelmätoiminnalla on tietyt perusvaatimukset, jotka toimivat yhdistävänä tekijänä ohjelmistotoimittajasta riippumatta. Näihin vaatimuksiin keskittymällä sain annettua hyvän kuvauksen tiedon organisoimisen merkityksestä.

The purpose of this thesis was to produce a simple guideline material for how to integrate and maintain the data in an ERP system.Over the years I have been working with several different ERP software. Still I had not been able to find that kind of research or literature where the reality with a productional data and working with an ERP would be told clearly. Usually, benefits and opportunities are overestimated and the need for human resources concerning the basic data and processes is highly underestimated. This experience gave me an idea to share my personal knowledge to the thesis. ERP has thousands of internal processes and connections, which are invisible to end users and partly even to the main or administrator users.

First in this thesis there is short theory on ERP software and the main part focuses on what the real life and company data daily operative action demands are with the system.

Each company has its own unique operating environment, but all operations have certain basic requirements that act as a unifying factor. Focusing on these requirements gives a good basis of how the system and the real world fit together.