Tapahtumajärjestäjien kokemuksia virtuaalitapahtumien järjestämisestä

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee tapahtumajärjestäjien kokemuksia virtuaalitapahtumien järjestämisestä. Opinnäytetyö on rajattu virtuaalitapahtumiin, jotka kestävät vähintään muutaman tunnin, ja siinä on käsitelty osa-alueita, joihin virtuaalisuus vaikuttaa ennen tapahtumaa ja sen aikana.

Opinnäytetyön teoria on jaettu kahteen eri osaan: yleiseen tapahtumajärjestämisen teoriaan ja virtuaalitapahtuman teoriaan. Ensimmäisessä osassa käydään läpi tapahtumaan, tapahtumajärjestämiseen, tapahtumapaikkaan, budjettiin, tuloihin, henkilöstöön ja ohjelman suunnitteluun liittyvää teoriaa. Siinä käsitellään myös digitalisaatiota trendinä ja sen vaikutusta tapahtumiin. Toisessa osassa keskitytään tapahtuman toteuttamiseen virtuaalisena.

Opinnäytetyön tutkimus on toteutettu laadullisena tutkimuksena. Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää, mitä eroja virtuaalitapahtuman suunnittelussa on fyysiseen tapahtumaan verrattuna, miten tapahtumajärjestäjät huomioivat erot, virtuaalitapahtuman positiiviset ja negatiiviset puolet ja pystyykö fyysisiä tapahtumia korvata virtuaalitapahtumilla. Tiedonkeruumenetelmänä käytettiin strukturoitua sähköpostihaastattelua, johon osallistui kolme haastateltavaa kahden viikon aikana. Tutkimusaineisto analysoitiin aineistolähtöisellä sisällönanalyysillä.

Virtuaalitapahtuma on yksi toteutustapa muiden joukossa. Sillä on omat hyvät ja huonot puolensa, minkä takia sillä ei voi korvata fyysistä tapahtumaa, vaan toteutustavan tulee sopia tapahtuman tavoitteisiin. Virtuaalitapahtuman suunnittelu eroaa paljon fyysisestä tapahtumasta. Monet suunnitteluun liittyvät osa-alueet – kuten catering-palvelut – karsiutuvat tai vähentyvät pois virtuaalitapahtuman muodon takia. Teknologia on virtuaalitapahtumissa entistä tärkeämpi, mikä näkyy sekä tapahtumapaikan valinnassa että henkilöstössä. Ohjelman tulee olla lyhyempi ja nopeatempoisempi. Vuorovaikutus kärsii virtuaalitapahtuman muodosta ja tapahtumajärjestäjän tulee huomioida kävijäkokemus entistä enemmän.