Yritys Oy:n projektinhallintatyökalun kehittäminen
Ahonen, Lotta (2011)
Ahonen, Lotta
Tampereen ammattikorkeakoulu
2011
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2011112115007
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2011112115007
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö käsittelee tietoteknologia-alalla toimivassa Yritys Oy:ssä käytössä olevaa projektinhallinta- ja projektisalkunhallintatyökalua, Toolia. Yrityksen anonymiteetin suojelemiseksi yrityksen ja sen projektinhallintatyökalun nimet on muutettu.
Osana opinnäytetyötä toteutettiin tutkimus, jossa kartoitettiin käyttäjien mielipiteitä ja kehitysehdotuksia työkaluun liittyen sekä kerättiin työkalun käyttäjilleen tarjoamia, roolikohtaisia etuja. Tutkimus suoritettiin kaksiosaisena: ensin toteutettiin sähköinen lomakekysely, jonka jälkeen haastateltiin kahta avainhenkilöä. Tutkimuksen tueksi opinnäytetyössä käsiteltiin aiheeseen liittyvää teoriaa projektinhallinnan, projektisalkunhallinnan, projektiprosessien ja -metodologioiden, projektinhallintatyökalujen sekä tutkimuksen tekemisen osa-alueilta.
Tutkimuksen mukaan työkalun nähtiin tukevan yrityksen projektiprosessia kohtuullisen hyvin, ja sille annettiinkin yleisarvosana 3,41, joka asettuu hyvän ja tyydyttävän arvosanan välimaastoon. Työkalua pidettiin helppokäyttöisenä ja monipuolisena projektinhallinnan apuvälineenä, ja se nähtiin selkeästi aiemmin käytössä olleita projektinhallintamenetelmiä parempana järjestelmänä. Toisaalta vastaajat kokivat työkalun vähäisessä käytössä hankalaksi. Työkalun roolikohtaisiksi eduiksi nousivat raportointimahdollisuudet, projektien ja projektisalkun seurantamahdollisuudet sekä kaiken projektitiedon tallentaminen yhteen paikkaan. Projektitietojen koontia pidettiin myös tärkeimpänä ominaisuutena Toolissa. Kyselyn perusteella sekä työkalun koulutus että ohjeistus koettiin riittämättömäksi. Haastateltavat taas kokivat perehdytyksen riittäväksi. Tutkimukseen osallistuneet myös kokivat, ettei työkaluun enää panosteta, sillä se saatetaan jatkossa korvata toisella projektinhallintatyökalulla.
Salkunhallinnan osalta haastateltavat näkivät työkalun etuina erityisesti projektin tilannetietojen seurantamahdollisuudet ja tietojen ajantasaisuuden työkalussa. Toisaalta haastateltavat mainitsivat kehittämiskohteiksi muun muassa työkalun tarjoamat vakioraportit ja taloustietojen tarkemmat seurantamahdollisuudet.
Tulosten perusteella työkalua pidettiin pääasiassa toimivana ja hyödyllisenä apuvälineenä. Työkalun kehittämiseksi toimeksiantajalle esitettiin suosituksia työkalun sisältöön ja käyttöön liittyen. Lisäksi suosituksiin oli lisätty työkalun hyödyntämiseen jatkossa liittyviä ideoita.
Osana opinnäytetyötä toteutettiin tutkimus, jossa kartoitettiin käyttäjien mielipiteitä ja kehitysehdotuksia työkaluun liittyen sekä kerättiin työkalun käyttäjilleen tarjoamia, roolikohtaisia etuja. Tutkimus suoritettiin kaksiosaisena: ensin toteutettiin sähköinen lomakekysely, jonka jälkeen haastateltiin kahta avainhenkilöä. Tutkimuksen tueksi opinnäytetyössä käsiteltiin aiheeseen liittyvää teoriaa projektinhallinnan, projektisalkunhallinnan, projektiprosessien ja -metodologioiden, projektinhallintatyökalujen sekä tutkimuksen tekemisen osa-alueilta.
Tutkimuksen mukaan työkalun nähtiin tukevan yrityksen projektiprosessia kohtuullisen hyvin, ja sille annettiinkin yleisarvosana 3,41, joka asettuu hyvän ja tyydyttävän arvosanan välimaastoon. Työkalua pidettiin helppokäyttöisenä ja monipuolisena projektinhallinnan apuvälineenä, ja se nähtiin selkeästi aiemmin käytössä olleita projektinhallintamenetelmiä parempana järjestelmänä. Toisaalta vastaajat kokivat työkalun vähäisessä käytössä hankalaksi. Työkalun roolikohtaisiksi eduiksi nousivat raportointimahdollisuudet, projektien ja projektisalkun seurantamahdollisuudet sekä kaiken projektitiedon tallentaminen yhteen paikkaan. Projektitietojen koontia pidettiin myös tärkeimpänä ominaisuutena Toolissa. Kyselyn perusteella sekä työkalun koulutus että ohjeistus koettiin riittämättömäksi. Haastateltavat taas kokivat perehdytyksen riittäväksi. Tutkimukseen osallistuneet myös kokivat, ettei työkaluun enää panosteta, sillä se saatetaan jatkossa korvata toisella projektinhallintatyökalulla.
Salkunhallinnan osalta haastateltavat näkivät työkalun etuina erityisesti projektin tilannetietojen seurantamahdollisuudet ja tietojen ajantasaisuuden työkalussa. Toisaalta haastateltavat mainitsivat kehittämiskohteiksi muun muassa työkalun tarjoamat vakioraportit ja taloustietojen tarkemmat seurantamahdollisuudet.
Tulosten perusteella työkalua pidettiin pääasiassa toimivana ja hyödyllisenä apuvälineenä. Työkalun kehittämiseksi toimeksiantajalle esitettiin suosituksia työkalun sisältöön ja käyttöön liittyen. Lisäksi suosituksiin oli lisätty työkalun hyödyntämiseen jatkossa liittyviä ideoita.