Defining tax code logic for purchase invoice process automation

Abstract

This thesis was written for a case company that needed a template for defining tax code logic to support the automation of the purchase invoice process. The objective was to provide a standardized way of presenting the tax code logic that can be applied to all the countries that the case company is located in. The theory in the thesis explains taxation and trade in the EU, Incoterms 2020, ERP and the invoice handling process, and RPA. The theory chapters support the reader in understanding the project section of the thesis.

Between the theory and project sections is a chapter describing how the process of the thesis project advanced. The project section of the thesis includes chapters on how the tax codes for invoices were determined prior to the thesis and defining the choice of method for the development, which resulted in a decision tree flowchart. The outcome of this thesis is a decision tree template for tax code logic that will be used to map the logic for over 80 countries. Two pilot countries were used during the thesis and decision trees were created and implemented successfully for both.

During the time of writing this thesis, testing, approval and validation have been made to confirm the decision tree template is working as intended. It was decided that the template will be used and become the new standardized way of presenting tax code logic, for both automations and accountants.

Detta examensarbete skrevs för ett fallföretag som behövde en mall för att definiera skattekodslogiken för att stödja inköpsfakturaprocessens automatisering. Syftet var att ta fram ett standardiserat sätt att presentera skattekodslogiken, som kan tillämpas på alla länder som företaget är beläget i. Teorin i examensarbetet förklarar beskattning och handel i EU, Incoterms 2020, ERP och fakturahanteringsprocessen, samt RPA. Teorikapitlen hjälper läsaren att förstå examensarbetets projektdel.

Mellan teorin och projektdelen finns ett kapitel som beskriver hur processen för examensarbetet avancerade. Examensarbetets projektdel innehåller kapitel om hur skattekoder för fakturor fastställdes före projektet, samt definition av den metod som valdes, ett beslutsträdsflödesschema. Resultatet av detta examensarbete är en beslutsträdmall för skattekodslogik som kommer användas för att kartlägga logiken i över 80 länder. Två pilotländer användes under projektet och beslutsträd skapades och implementerades framgångsrikt för båda.

Medan detta examensarbete skrevs har testning, godkännande och validering gjorts för att bekräfta att beslutsträdmallen fungerar som avsett. Det beslutades att mallen ska användas och bli det nya standardiserade sättet att presentera skattekodslogik för både automatisering och bokförare.

Tämä opinnäytetyö kirjoitettiin tapausyritykselle, joka tarvitsi mallin verokoodilogiikan määrittelemiseksi ostolaskuprosessin automatisoinnin tukemiseksi. Tavoitteena oli tarjota standardoitu tapa esittää verokoodilogiikka, jota voidaan soveltaa kaikkiin maihin, joissa kyseinen yritys sijaitsee. Opinnäytetyön teoria selittää verotuksen ja kaupan EU:ssa, Incotermit 2020, ERP:n ja laskujen käsittelyprosessin, sekä RPA:n. Teorian luvut auttavat lukijaa ymmärtämään opinnäytetyön projektiosan.

Teoria- ja projektiosioiden välissä on luku, joka kuvaa opinnäytetyön prosessin etenemistä. Opinnäytetyön projektiosa sisältää luvut siitä, kuinka laskujen verokoodit määritettiin ennen opinnäytetyötä, ja kehitystavasta, päätöspuusta, ja valinnan määritelmästä. Opinnäytetyön tulos on verokoodien määrittelemiseen kehitetty päätöspuumalli, jota käytetään kartoittamaan logiikkaa yli 80 maassa. Opinnäytetyön aikana käytettiin kahta piloottimaata, joille päätöspuut luotiin ja toteutettiin onnistuneesti.

Tämän opinnäytetyön kirjoittamisen aikana on tehty testausta, hyväksyntää ja validointia sen varmistamiseksi, että päätöspuumalli toimii tarkoitetulla tavalla. Päätettiin, että malli otetaan käyttöön ja siitä tulee sekä automaatiolle että kirjanpitäjille uusi standardoitu tapa esittää verokoodilogiikka.