Tilaustenkäsittelyn ja myynnin yhteistyön sujuvoittaminen : case Valmet Automation Oy

Abstract

Tämän opinnäytetyön toimeksiantajana toimi Valmet Automation Oy. Toimeksiantajayrityksessä otetaan käyttöön uusi toiminnanohjausjärjestelmä helmikuussa 2021. Uuden toiminnanohjausjärjestelmän myötä tilaustenkäsittelystä tulee entistä tarkempaa. Muutoksen vuoksi tulee olemaan elintärkeää kirjata tilauksen tiedot kerralla oikein, koska virheiden korjaus tulee olemaan äärimmäisen työlästä. Tästä nousi tarve opinnäytetyölle.

Toimeksiantajalla oli tarve selvittää, mitä haasteita tilaustenkäsittelijät kokivat tilausten avaamisessa sekä mitä tietoja ja työkaluja tilausten avaukseen tällä hetkellä käytetään. Tämän lisäksi tarvittiin laajempaa ymmärrystä siitä, mikä kaikki tieto tilauksenkirjauksessa tulee muuttumaan uuteen ERP-järjestelmään siirtyessä sekä mitä haasteita myynti kokee toimittaessaan tietoja projektien avaamisesta tilaustenkäsittelijöille ja miksi. Opinnäytetyön tavoitteena oli lisätä myynnin ymmärrystä tilaustenkäsittelijöiden tarpeista ja tämän avulla helpottaa tilaustenkäsittelijöiden työtä. Työn tarkoituksena oli haastatteluiden ja workshopin avulla selvittää tilaustenkäsittelyn ja myynnin kipupisteet sekä luoda niistä selvitys ja kehitysehdotuksia.

Teoriaosuudessa syvennyttiin opinnäytetyössä käytettyjen tutkimusmenetelmien mukaisesti laadullisen tutkimuksen perusteisiin, mikä toimi työn pohjana. Tämän jälkeen käytiin läpi toiminnanohjausjärjestelmän periaatteita sekä prosessien mallinnusta, jotka tukivat työn tuotosta. Viimeisenä käsiteltiin myyntitilauksen prosesseja, jotka antavat selkeän pohjakuvan myyntitilauksen elinkaaresta.

Tutkimusosuudessa käsiteltiin työssä toteutettuja haastatteluja, ennakkokyselyä ja workshopia sekä näiden tuloksia ja kehitysehdotuksia. Lopuksi tulokset vedettiin yhteen ja niitä peilattiin työn lähtökohtiin. Työn tulokset osoittavat selkeitä kehityskohteita tilaustenkäsittelijöiden, myynnin ja myyntityökalun osalta. Toimeksiantajalle toimitettiin niitä koskien yhteenvedot ja tarkemmat ratkaisut. Työn sisältäessä toimeksiantajan kannalta luottamuksellista tietoa, kyseiset liitteet ovat opinnäytetyössä salaisia. Työtä jatketaan haastatteluilla sekä tarpeen vaatiessa Excel-pohjien teolla myynnin ja tilaustenkäsittelyn rajapintaan.

The client of the thesis was Valmet Automation Oy. The client is having an ERP system renewal and the usage of the new system is starting on February 2021 at Finland’s business units. Due to implementing this new ERP system it’s going to be more detailed and vital to book sales orders correctly, since it’s going to be extremely difficult to make changes afterwards.

The client had a need for finding out what challenges the order management co-ordinators were having at the project opening phase and what the information and tools were used to open the orders. Also, there was a need for better understanding of what will be changed in the new ERP system, what challenges the sales were facing when delivering the information about project opening to order management coordinators and why. The target of the thesis was to enlarge the sales units’ understanding of the order management team’s needs and by that, to ease the order managers’ work. The purpose was to find out challenges of the order management and the sales unit by conducting interviews and facilitating a workshop. In addition, the purpose was to create a debriefing and development ideas regarding these matters.

The theoretical section was about qualitative research which was the foundation of the work. In addition, this section included the principals and the process modelling of the ERP system which supported the thesis’ outcome. The last subject in the theoretical part was sales order’s processes, which gave a clear picture of the sales order’s cycle in general.

The research section included interviews, pre-questionnaire, a workshop and the outcome of these methods. Finally, the results were summed up and compared with the thesis starting point. The thesis outcome points out clear development needs regarding order management, sales and sales order tool. Summaries and specific solutions were delivered to the client as confidential appendices. The work will be continued with more interviews and creation of supporting templates for sales and order management interface, if needed.