Microsoft Office 2010 -asiakirjamallien määrittely ja toteutus Turun ammattikorkeakoululle

Abstract

Organisaation graafisen ohjeiston mukaisen visuaalisen ilmeen sovittaminen jokapäiväiseen viestintään helposti käytettävään muotoon vaatii aikaa ja kärsivällisyyttä. On tunnettava kohdeorganisaation graafinen ohjeistus sekä poimittava siitä oleelliset asiat, jotka tuodaan organisaation käyttämiin asiakirjamalleihin. Microsoft Office on laajasti yrityksissä käytetty toimisto-ohjelmistopaketti. Tässä opinnäytetyössä selvitetään, miten Microsoft Office 2010 sisältämien ominaisuuksien avulla saadaan luotua helppokäyttöiset ja yrityksen graafista ilmettä tukevat asiakirjamallipohjat ja mitä asioita niiden suunnittelussa on hyvä huomioida. Ilman toimivia mallipohjia tekstin kirjoittaminen ja muotoileminen Wordilla tai diaesityksen tekeminen PowerPointilla on tehotonta. Hyvin suunniteltujen asiakirjamallien avulla käyttäjä voi keskittyä pääasiaan eli tekstin ja sisällön tuottamiseen.

Työ käsittelee kohdeyrityksen graafisen ohjeiston ja graafisten elementtien hyödyntämistä Office 2010 värimallien suunnittelun pohjana ja selvittää värimallien suunnittelussa huomioitavia seikkoja. Valmiin värimallin liittämistä Office 2010 -asiakirjamallipohjiin selvitetään Office Open XML-kuvauskielen esimerkin avulla.

Toiminnallisessa osuudessa toteutetaan keskeisimmät Turun ammattikorkeakoulussa käytössä olevat asiakirjamallit PowerPoint 2010.lle ja Word 2010:lle. Ensin testattiin käytössä olleet asiakirjamallit ja sitten luotiin haastattelujen perusteella uudet mallit, joita testattiin ja sen jälkeen parannettiin.

Työn tuloksena valmistui Turun ammattikorkeakoulun visuaalisen ilmeen ja Office 2010:lle räätälöidyn värimallin sisältäviä asiakirjamallipohjia, jotka ovat koko organisaation kaikkien käyttäjien saatavilla suoraan Office 2010:n kautta sekä koulun intranetin graafisen ohjeiston sivuilta. Mallipohjat sisältävät tarvittavan määrän tyylimäärittelyitä ja sisältöohjausobjekteja, jolloin tekstin muotoilu tapahtuu automaattisesti eikä mallipohjan käyttäjän tarvitse kuluttaa siihen aikaa.

Työssä esiteltyjä tekniikoita hyödyntämällä myös muut yritykset voivat luoda itselleen omia asiakirjamalleja.

It is time-consuming to fit organization’s visual style to an easy-to-use form in daily communication. The target organization’s graphic instructions have to be clear and only the essential aspects should be brought to organizations document templates. Microsoft Office is a widely used program package in business world. This thesis clarifies how it is possible to design templates that are easy to use and that support the organization’s visual style by using Microsoft Office 2010 properties. It also clarifies which details the designer should pay attention to during the process. Without functional document templates it is time consuming and inefficient to write or edit text with Word or make a slide show with PowerPoint. With well-designed document templates the user can concentrate to the main focus – the contents of the document.

This study deals with the target organization’s graphical instructions and graphical elements and how they are used in the base of designing Office 2010 color scheme. It also covers the color scheme designing rules. Attaching a designed color scheme to the Office 2010 document template is explained with an Office Open XML code example.

The functional part of the thesis covers how Turku University of Applied Science’s main document templates were made with PowerPoint 2010 and Word 2010. The working method of designing the document templates was prototyping.

As results there are ready-to-use Office 2010 tailored document templates which show Turku University of Applied Science’s visual style in Office theme color scheme and fonts. Templates were shared to every person of the organization through Office 2010 in local network and through graphical handbook pages of university intranet site. Templates include requisite number of style definitions and contents control objects to make text formatting automatic and allowing the user not to spend time on thinking about it.

Other organizations can also take advantage of the introduced techniques when designing their own document templates.