Työvuorosuunnittelu, palkat ja kalustonhallinta : Maxtech -toiminnanohjausjärjestelmän tehokas käyttö

Abstract

Winclean Oy osti kilpailutuksen seurauksena Maxtech -nimisen sähköisen toiminnanohjausjärjestelmän työajanseurantaan sekä palkkojen tallennukseen ja hyväksyntään. Samalla Maxtechin mukana tuli mahdollisuus työvuoro-suunnitteluun sähköisesti. Syksyllä 2019 Maxtechiin ostettiin lisäksi kalustonhallinta -niminen ohjelmisto-osuus.

Opinnäytetyön toimeksiantaja on Winclean Oy. Winclean Oy on pirkanmaalainen puhtausalan perheyritys, jolla on toimipiste myös Hämeenlinnassa sekä tytäryhtiö Winclean Turku Oy Varsinais-Suomessa. Opinnäytetyön tavoitteena oli saada Maxtechin ominaisuudet työvuorosuunnittelu ja kalustonhallinta monipuoliseen käyttöön ja luopua Excel-taulukoiden käytöstä. Opinnäytetyön ohella laadittiin yrityksen toimintakäsikirjaan ohjeistukset työvuorosuunnittelusta, palkkojen tallennuksesta ja hyväksynnästä sekä kalustonhallinnasta.

Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys koostui digitalisaation ja tietojohtamisen käsitteistä ja näihin liittyvistä haasteista puhtauspalvelualalla kuten hiljaisen tiedon merkityksestä. Opinnäytetyössä esiteltiin myös mitä ja mikä Maxtech on, siihen lisättiin myös toimintakäsikirjan ohjeet, jotka löytyvät liitteistä. Aluksi toiminnanohjausjärjestelmien käyttöä kartoitettiin kyselytutkimuksella, joka tehtiin työvuorosuunnittelusta vastaaville esimiehille. Tämän jälkeen tehtiin lisäksi Wincleanin esimiehille haastatteluja Maxtechin käytöstä. Opinnäytetyöhön kuului myös koulutuksen suunnittelu ja toteutus Winclean-esimiehille Maxtechin käytöstä koskien työvuorosuunnittelua ja kalustonhallintaa.

Kyselytutkimuksen seurauksena huomattiin, että esimiesten tietämystä sähköisistä toiminnanohjausjärjestelmästä ja sen ominaisuuksista tulisi kasvattaa, jotta toiminnanohjausjärjestelmiä voitaisiin kehittää käyttäjäystävällisemmäksi ja monipuolisemmaksi ja jotta ei ostettaisi uusia ohjelmia eri tehtäviin. Wincleanin osalta uudet ominaisuudet työvuorosuunnittelu ja kalustonhallinta tulevat viimeistään käyttöön koulutuksen ja toimintakäsikirjan myötä.

As a result of competitive tendering, Winclean Ltd acquired Maxtech, an electronic operational control system for monitoring, inputting and approving staff working hours. At the same time, Maxtech came with an option of planning shifts electronically. In autumn 2019 a fleet management software program was bought from Maxtech.

The commissioner of this thesis is Winclean Ltd. Winclean Ltd is a family business in the cleaning field in Pirkanmaa with offices in Hämeenlinna and a subsidiary of Winclean Turku Ltd in Southwest Finland. The purpose of the thesis was to introduce shift planning and fleet management features for versatile use, abandoning the use of Excel tables. As a result of the thesis, instructions on work-shift planning, hours data inputting and approval, and fleet management were prepared in the company's operations manual.

The theoretical framework of the thesis consisted of the importance and challenges of digitalisation and information management and related challenges in the cleaning services sector such as the importance of implicit information. The thesis also presented what Maxtech is, it also added the instructions in the operations manual, which can be found in the attachments. Initially, the use of operating control systems was mapped through a survey conducted for supervisors in charge of shift planning. Subsequently, interviews were conducted with Winclean's superiors about Maxtech's use. The thesis also included planning and implementation of training for Winclean's supervisors for Maxtech's use regarding shift planning and fleet management.

As a result of the survey it was concluded that the supervisors' knowledge of electronic operational control systems and its capabilities should be increased in order to develop operational control systems to be more user-friendly and versatile and not to purchase new programs separately. For Winclean, the new features of shift planning and fleet management will be introduced in the near future along with training and the operations manual.