Yhteisen verkkoasioinnin ratkaisun esiselvitys valtionhallinnossa

Abstract

Valtiohallinnossa on jatkuvasti kasvava tarve tehdä asioita helpommin, tehokkaammin ja kustannuksia säätäen. Palveluja sähköistämällä pyritään helpottamaan kansalaisten asioimista eri elämäntilanteissa ajasta ja paikasta riippumatta. Lisäksi digitaalisilla palveluketjuilla pyritään tuottamaan palvelut nopeammin ja kustannustehokkaasti.

Tämän opinnäytetyön tavoitteena onkin vastata tähän tarpeeseen ja lisätä verkossa tapahtuvaa kaupankäyntiä valtiohallinnossa. Valtiohallinnon yhteisellä verkkoasioinnin tai -kaupan ratkaisulla pyritään lisäämään verkossa tapahtumaa maksamista, mikä nopeuttaa tuottojen keräämistä ja poistaa tarpeen myyntilaskutuksen, saatavien valvonnan ja perinnän prosesseille.

Tämän opinnäytetyön esiselvityksessä pyritään selvittämään, kannattaako yhteisen verkkoasioinnin tai -kaupan ratkaisu hankkia valtiohallinnossa. Esiselvityksellä pyritään tunnistamaan, kuinka monessa organisaatiossa voidaan ottaa käyttöön verkkoasiointi ja -maksaminen, millaiseen maksulliseen toimintaa yhteinen ratkaisu soveltuu, millaisia kustannusvaikutuksia tällä on sekä millaisia teknisiä ja toiminnallisia vaatimuksia ratkaisulle pitää määritellä.

Esiselvitys toteutettiin toimintatutkimuksena kahdessa vaiheessa. Ensimmäisessä vaiheessa syksyllä 2019 toteutettiin kyselytutkimus valtion kirjanpitoyksiköille, tämän tuloksien perustella tunnistettiin mahdolliset kiinnostuneet organisaatiot. Toisessa vaiheessa, maalis-huhtikuussa 2020, kiinnostuneille organisaatioille järjestettiin ennakkohaastattelut ja työpaja, jossa tarkennettiin organisaatioiden maksullista toimintaa, näiden maksujen perimisen nykytilaa ja yhteisen ratkaisun toiminnallisia ja teknisiä vaatimuksia.

Toteutetun kyselytutkimuksen perusteella tunnistettiin, että 17 kirjanpitoyksikköä olisi kiinnostunut käyttämään yhteistä ratkaisua. Lisäksi 11 kirjanpitoyksikölle pidettiin ennakkohaastattelut. Näiden 11:sta ennakkohaastattelun ja yhden lisäselvityksen jälkeen, saatiin selville, että verkossa etukäteen maksamiseen soveltuisi noin 147 000 yksittäistä suoritetta ja verkkomaksamisen käyttämisestä aiheutuvat säästöt olisivat noin 333 000 euroa vuodessa. Lisäksi huhtikuussa 2020 pidetyssä työpajassa tunnistettiin yhteiselle ratkaisulle 71 toiminnallista ja teknistä vaatimusta, näistä vaatimuksista 58 oli pakollisia vaatimuksia.

Opinnäytetyönä toteutetun esiselvityksen tulosten perusteella voitiin todeta, että yhteiselle verkkoasioinnin tai -kaupan ratkaisulle on kiinnostusta ja tarvetta valtiohallinnossa. Lisäksi esiselvityksen tulokset puoltavat yhteisen verkkoasioinnin tai -kaupan ratkaisun hankintaa, koska on tunnistettu sekä kustannussäätöjä että positiivisia vaikutuksia valtiohallinnon digitalisaatiotavoitteisiin, kuten myyntilaskujen sähköistymisasteeseen ja digitaalisten myyntitapahtumien määrään.