Ostolaskuprosessin kartoitus ja kehittäminen : tapaustutkimus yrityksen X toimeksiannosta
Hynninen, Mikael (2020)
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020121528232
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020121528232
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia toimeksiantajayrityksen ostolaskuprosessin nykytilaa, kartoittaa siihen mahdollisesti liittyviä ongelmakohtia sekä esittää niihin kehitysehdotuksia. Vaikka yrityksen ostolaskuprosessia oli jo aiemmin vuosien saatossa useasti kehitetty, tutkimukselle kuitenkin todettiin yhä olevan tarvetta jäljelle jääneiden ongelmien ratkaisemiseksi sekä prosessin kehittämiseksi edelleen tulevaisuudessa.
Tutkimuksen teoreettisessa viitekehyksessä tarkasteltiin ostolaskuprosessia yleisesti osana taloushallintoa. Vaihe vaiheelta etenevässä kuvauksessa käytiin sekä prosessi että ympäröivä konteksti tarkasti läpi, laskun kierron tyypillisistä vaiheista aina digitalisaatioon ja sen tuomiin mahdollisuuksiin saakka. Aineisto tutkimukseen kerättiin kvalitatiivisin menetelmin, neljän kuukauden ajan osallistuvana havainnointina sekä teemahaastatteluilla, jotka toteutettiin kahdelle ostolaskuprosessin parissa työskentelevälle toimeksiantajayrityksen työntekijälle. Aineostoa lähdettiin analysoimaan tutkimusstrategian eli tapaustutkimuksen käytäntöjen mukaisesti, pyrkien mahdollisimman tarkasti ymmärtämään prosessin kulkua sekä siihen liittyviä asioita.
Keskeisessä roolissa oli ostolaskuprosessin nykytilan selvittäminen ja analysointi. Tutkimuksessa prosessin osia tarkasteltiin tehokkuuden ja toimivuuden näkökulmasta, kiinnittäen erityistä huomiota muun muassa haastatteluissa ilmenneisiin ongelmakohtiin sekä niihin osa-alueisiin, joissa aineiston perusteella voisi olla eniten parannettavaa koko prosessin tehokkuutta ajatellen. Tärkeimpänä tekijänä prosessin kehittämisessä nähtiin automaatioasteen kasvattaminen esimerkiksi verkkolaskujen osuutta kasvattamalla.
Työn tuloksia on mahdollista hyödyntää yrityksen ostolaskuprosessia edelleen kehitettäessä. Työ tarjoaa samalla askelmerkkejä myös muiden yritysten käyttöön, sillä ostolaskuprosessit ovat usein samankaltaisia yrityksen toimialasta riippumatta. Työn tuloksia on siten mahdollisuus hyödyntää laajasti osana taloushallinnon muutosprosesseja.
Tutkimuksen teoreettisessa viitekehyksessä tarkasteltiin ostolaskuprosessia yleisesti osana taloushallintoa. Vaihe vaiheelta etenevässä kuvauksessa käytiin sekä prosessi että ympäröivä konteksti tarkasti läpi, laskun kierron tyypillisistä vaiheista aina digitalisaatioon ja sen tuomiin mahdollisuuksiin saakka. Aineisto tutkimukseen kerättiin kvalitatiivisin menetelmin, neljän kuukauden ajan osallistuvana havainnointina sekä teemahaastatteluilla, jotka toteutettiin kahdelle ostolaskuprosessin parissa työskentelevälle toimeksiantajayrityksen työntekijälle. Aineostoa lähdettiin analysoimaan tutkimusstrategian eli tapaustutkimuksen käytäntöjen mukaisesti, pyrkien mahdollisimman tarkasti ymmärtämään prosessin kulkua sekä siihen liittyviä asioita.
Keskeisessä roolissa oli ostolaskuprosessin nykytilan selvittäminen ja analysointi. Tutkimuksessa prosessin osia tarkasteltiin tehokkuuden ja toimivuuden näkökulmasta, kiinnittäen erityistä huomiota muun muassa haastatteluissa ilmenneisiin ongelmakohtiin sekä niihin osa-alueisiin, joissa aineiston perusteella voisi olla eniten parannettavaa koko prosessin tehokkuutta ajatellen. Tärkeimpänä tekijänä prosessin kehittämisessä nähtiin automaatioasteen kasvattaminen esimerkiksi verkkolaskujen osuutta kasvattamalla.
Työn tuloksia on mahdollista hyödyntää yrityksen ostolaskuprosessia edelleen kehitettäessä. Työ tarjoaa samalla askelmerkkejä myös muiden yritysten käyttöön, sillä ostolaskuprosessit ovat usein samankaltaisia yrityksen toimialasta riippumatta. Työn tuloksia on siten mahdollisuus hyödyntää laajasti osana taloushallinnon muutosprosesseja.