Office 365 pilvipalvelun käyttöönotto kaupunkiorganisaatiossa
Evilehto, Karoliina (2020)
Evilehto, Karoliina
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020121628534
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020121628534
Tiivistelmä
Jyväskylän kaupunki on ottanut vuoden 2019 alussa käyttöönsä Office 365 pilvipalvelun tarkoituksenaan tarjota työntekijöille modernit työntekemisen välineet alati kehittyvässä ja entistä enemmän aikaan, paikkaan ja laitteeseen sitoutumattomassa digitalisoituvassa työympäristössä. Pilvipalvelu mahdollistaa paremman tietoturvan ja laitehallinnan, sekä tehostaa toimintoja niin työntekijän, kuin koko organisaation näkökulmasta.
Tämän opinnäytetyön tarkoitus oli perehtyä kaupunkiorganisaation pilvipalvelun käyttöönoton tilaan vuosi sen jälkeen, kun Office 365 sovellukset oli otettu osaksi arkea uusina työntekemisen välineinä. Tarkoitus oli selvittää, kuinka kattavasti sovelluksia on käytetty ja kuinka aktiivisesti niitä on hyödynnetty sekä kuinka hyvin työntekijöiden osaaminen vastaa muuttuneisiin arjen tarpeisiin ja kartoittaa, millaista koulutustarvetta käyttäjät kokevat. Tutkimuksen tavoitteena oli tunnistaa kehitystarpeet ja kehityskohteet Tietohallinnon tarjoamassa pilvipalveluun liittyvässä palvelussa, jotta Tietohallinnon toimintaa voidaan kehittää paremmin asiakkaan oletetusti muuttunutta palvelutarvetta vastaavaksi ja näin edesauttaa käyttöönoton loppuun viennissä.
Tutkimus perustuu tutkimusaineistoon, joka on kerätty sähköisellä kyselyllä kesäkuussa 2020 yhteistyössä Tietohallinnon kanssa. Tutkimuksen kohderyhmäksi on koko kaupungin henkilöstöstä rajattu Konsernihallinnon työntekijät. Kohderyhmän rajauksen perusteena oli kaupunkiorganisaation toimialojen ja yksiköiden välinen, työtehtävien luonteesta johtuva suuri ero työntekemisen tavoissa ja siksi myös tarpeessa pilvipalvelun tarjoamille sovelluksille. Tutkimusmenetelmä oli kvantitatiivinen ja tutkimusaineiston analyysi perustuu aineiston numeeriseen kuvaamiseen ja lukujen tulkitsemiseen.
Tutkimuksen tuloksena todettiin pilvipalvelun käyttöönoton luoneen merkittävän tarpeen lisäkoulutukselle, etenkin tietosuojan ja tietoturvan aihealueissa, sekä O365 sovellusten käytössä arjen tarpeita vastaavalla tavalla. Käyttöönotto ei ole vielä valmis, mutta sovellusten aktiivinen ja monipuolinen käyttö, sekä käyttäjien kokema hyvä sovellusosaamisen taso ja erittäin positiivinen suhtautuminen pilvipalvelun käyttöönottoon kertovat sen menestyksestä.
Tämän opinnäytetyön tarkoitus oli perehtyä kaupunkiorganisaation pilvipalvelun käyttöönoton tilaan vuosi sen jälkeen, kun Office 365 sovellukset oli otettu osaksi arkea uusina työntekemisen välineinä. Tarkoitus oli selvittää, kuinka kattavasti sovelluksia on käytetty ja kuinka aktiivisesti niitä on hyödynnetty sekä kuinka hyvin työntekijöiden osaaminen vastaa muuttuneisiin arjen tarpeisiin ja kartoittaa, millaista koulutustarvetta käyttäjät kokevat. Tutkimuksen tavoitteena oli tunnistaa kehitystarpeet ja kehityskohteet Tietohallinnon tarjoamassa pilvipalveluun liittyvässä palvelussa, jotta Tietohallinnon toimintaa voidaan kehittää paremmin asiakkaan oletetusti muuttunutta palvelutarvetta vastaavaksi ja näin edesauttaa käyttöönoton loppuun viennissä.
Tutkimus perustuu tutkimusaineistoon, joka on kerätty sähköisellä kyselyllä kesäkuussa 2020 yhteistyössä Tietohallinnon kanssa. Tutkimuksen kohderyhmäksi on koko kaupungin henkilöstöstä rajattu Konsernihallinnon työntekijät. Kohderyhmän rajauksen perusteena oli kaupunkiorganisaation toimialojen ja yksiköiden välinen, työtehtävien luonteesta johtuva suuri ero työntekemisen tavoissa ja siksi myös tarpeessa pilvipalvelun tarjoamille sovelluksille. Tutkimusmenetelmä oli kvantitatiivinen ja tutkimusaineiston analyysi perustuu aineiston numeeriseen kuvaamiseen ja lukujen tulkitsemiseen.
Tutkimuksen tuloksena todettiin pilvipalvelun käyttöönoton luoneen merkittävän tarpeen lisäkoulutukselle, etenkin tietosuojan ja tietoturvan aihealueissa, sekä O365 sovellusten käytössä arjen tarpeita vastaavalla tavalla. Käyttöönotto ei ole vielä valmis, mutta sovellusten aktiivinen ja monipuolinen käyttö, sekä käyttäjien kokema hyvä sovellusosaamisen taso ja erittäin positiivinen suhtautuminen pilvipalvelun käyttöönottoon kertovat sen menestyksestä.