Ostotilausprosessin kehittäminen : case: Yritys X

Abstract

Tämä opinnäytetyö toteutettiin toimeksiantona Yritys X:lle, jonka ostotilausprosessi oli kehittämisen ja dokumentoinnin tarpeessa. Tavoitteena oli selvittää ostotilausprosessissa tapahtuvat virheet ja kehittää prosessia niin, että näiltä virheiltä vältyttäisiin. Tarkoituksena oli luoda toimiva ostotilausprosessin prosessikuvaus sisältäen prosessikaavion ja työohjeet.

Opinnäytetyön teoriaosuudessa käsitellään prosessien kehittämistä ja mallintamista sekä ostotilausprosessiin liittyvää teoriaa. Työn empiirinen osuus toteutettiin kvalitatiivisena tapaustutkimuksena. Tutkimusmenetelminä käytettin havainnointia ja haastattelua, joiden avulla perehdyttiin ostotilausprosessiin ja sen ongelmiin. Ensin luotiin prosessin nykytilaa vastaava kuvaus, jonka jälkeen siirryttiin prosessin tavoitetilaa vastaavan kuvauksen laadintaan.

Työn tuloksena syntyi uudistettu prosessikuvaus, johon sisältyi ostotilausprosessia kuvaava prosessikaavio ja yksityiskohtaiset työohjeet prosessin eri vaiheille. Lisäksi toimeksiantajalle kerrottiin tavoista, kuinka seurata prosessin toteutumista jatkossa. Opinnäytetyön liitteistä löytyy prosessikaaviot sekä työohjeiden sisällysluettelo. Toimeksiantajan pyynnöstä johtuen työohjeista ei julkaista muuta sisältöä tässä opinnäytetyön raportissa.

Opinnäytetyön tuotokset olivat Yritys X:lle merkittäviä. Yritykselle oli aiheutunut taloudellisia vahinkoja johtuen ostotilausprosessin toimimattomuudesta. Lisäksi epäselkeä prosessi aiheutti epätietoisuutta myös henkilöstön keskuudessa. Tuotoksien ansiosta yrityksen toimintatapoja saatiin yhtenäistettyä ja sillä on nyt myös paremmat keinot uusien työntekijöiden perehdyttämiseen. Uudistettu prosessi otettiin käyttöön opinnäytetyöprojektin loppuvaiheilla, alku vaikutti lupaavalta, ja yritys pyrkii myös kehittämään prosessia jatkossa tarpeen mukaan.