Valvontatoimenpiteet osana yrityksen sisäistä valvontaa

Abstract

Amerikasta Eurooppaan rantautunut hyvän hallintotavan kehitystyö eli Corporate Governance, vahvistui vuosituhannen alussa sattuneiden taloudellisten skandaalien myötä. USA:ssa tällöin tapahtuneet kirjanpitoskandaalit herättivät tarpeen suojella sijoittajia korporaatioiden vilpilliseltä taloudelliselta raportoinnilta. Skandaalien jälkeen luotiin Sarbanes–Oxley laki, jonka Yhdysvaltain kongressi hyväksyi heinäkuussa 2002. Tämän jälkeen sisäinen valvonta ei kuulunut enään vain kirjanpitäjälle ja sisäiselle tarkastukselle vaan kaikille yrityksen osa-alueille kuten ylemmälle johdolle, myyntiosastolle ja taloushallinnolle.

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on tarkastella case-yrityksen sisäisen valvonnan COSO-mallin kahta osa-aluetta, valvontatoimenpiteitä sekä tietoa ja viestintää. Työ perehtyy case-yrityksen sisäisen valvonnan valvontatoimenpiteiden toimintoihin ja tekee niihin parannusehdotuksia teoreettisen viitekehyksen, tekijän oman havainnoinnin, sekä yrityksessä työskentelevien työntekijöiden haastattelujen perusteella. Haastattelut on toteutettu avoimena haastatteluna ja parannusehdotuksia luodessa käytettiin työntutkimuksen metodiikkaa.

Valvontatoimenpiteitä tarkastellaan myyntiosastoiden ja yrityksen talousosaston yhteistoiminnan näkökulmasta. Yhteistoiminnalla tarkoitetaan tässä tapauksessa niitä toimintoja, joissa talousosastolle ja myyntiosastolle luodut toimintaperiaatteet kohtaavat. Myyntiosastot ovat tässä jaoteltu konemyyntiin ja varaosamyyntiin. Yhteistoiminnot ovat niitä toimintoja, joissa tarvitaan talousosaston tukea, kun myydään. Näitä toimintoja ovat esimerkiksi erilaisten estojen poistaminen asiakkaalta tai asiakkaan maksuvalmiuden informointi myyjille.

Tieto ja viestintä sisältää ne toimet, joilla työntekijöille kommunikoidaan miten heidän tulee liiketoimintaan liittyviä toimia hoitaa. Jos johto asettaa valvontatoimia, mutta niitä ei työntekijälle kommunikoida tai niiden tärkeyttä ei painoteta, ovat ne turhia.

COSO-mallin mukaan yhtiön sisäinen valvonta koostuu viidestä osasta, jotka ovat kaikki yhteydessä toisiinsa. Näitä komponentteja ovat valvontaympäristö, riskien arviointi, valvontatoimet, tiedotus- ja viestintä- sekä seurantatoimet. Kun nämä viisi komponenttia on luotu, on yrityksellä vankka pohja sisäiselle valvonnalle.

Opinnäytetyön tulokseksi saatiin käytännön ehdotuksia valvontatoimenpiteiden ja niiden dokumentoinnin parantamiseksi. Tuloksia voidaan hyödyntää osana yritykselle luotavaa ”myynnin policyä”.