Manual for organizing Nordic Business Forum, Studio Rauma -event

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli luoda opas opiskelijoille, jotka aikovat järjestää Nordic Business Forum -live stream tapahtuman Raumalla tulevina vuosina. Tämä opas hyödyntää sekä projektissa, että muissa vastaavissa projekteissa työskenteleviä opiskelijoita ja opettajia, koska tapahtumien järjestämisen perusteet ovat hyvin samanlaisia ​​jokaisessa tapahtumassa. Opinnäytetyön tarkoituksena oli parantaa tapahtumien hallinnan ymmärtämistä opiskelijan näkökulmasta. Tämä opinnäytetyö perustuu kirjoittajan kokemuksiin toimimisesta projektipäällikkönä Nordic Business Forum Studio Rauma -tapahtumassa vuonna 2019. Tapahtuma järjestettiin yhteistyössä Satakunnan ammattikorkeakoulun (SAMK) ja Winnovan kanssa. SAMKin opiskelijat järjestivät ja suunnittelivat tapahtuman yhteistyössä molempien koulujen opettajien kanssa. Tapahtuma järjestettiin Rauma-Salissa ja kesti kaksi päivää. Teoreettinen osa koottiin lähinnä tapahtumien hallinnasta, projektinhallinnasta ja henkilöstöhallinnosta. Tapahtumaprosessi, toteutus ja päätoiminnot selitettiin. Tämä on toiminnallinen opinnäytetyö, joten teoreettista osaa seuraa käytännön osa jokaisessa tutkielman osassa. Tulokset viittaavat siihen, että NBF Studio Rauma on onnistunut tapahtuma ja sillä on vielä tilaa kasvaa isommaksi. Studio Rauma järjestetään todennäköisesti vuosittain Nordic Business Forum -tapahtuman yhteydessä. Ehdotuksia tapahtuman laadun parantamiseksi, kasvattamiseksi ja ylläpitämiseksi annetaan loppuosassa.

The purpose of this thesis was to create a guidebook for students who are going to organize Nordic business Forum live stream event in Rauma in coming years. This guidebook will benefit students and teachers working on the project as well as in other similar projects, because the basics in organizing events are very similar in every event. The objective of this thesis was to improve understanding in event management from student organizers point of view. This thesis is based on expreriences of the writer on acting as a project manager in Nordic Business Forum Studio Rauma event in 2019. The event was organized in co-operation with Satakunta university of applied sciences (SAMK) and Winnova. Students from SAMK organized and planned the event in co-operation with teachers from both schools. The event was organized in Rauma-Sali and lasted for two days. The theoretical part was gathered mainly from event management, project management and human resource management. The event process, implementation and the main activities were explained. This is a practice-based thesis, therefore the theoritical part is followed by practical part in every part of the thesis. The findings suggest that NBF Studio Rauma is a successful event and still has room to grow bigger. Studio Rauma will probably be organized annually in the context of the Nordic Business Forum. Suggestions for improving, growing and maintaining the quality of the event are provided in the conclusion part.