Isännöinnin ulkoistaminen : case As Oy X
Korhonen, Johanna (2020)
Korhonen, Johanna
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020122729990
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020122729990
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tavoitteena on auttaa toimeksiantajana toimivaa taloyhtiötä, As Oy X:ää, isännöinnin ulkoistamisessa asukasisännöitsijältä ja hallitukselta ammatti-isännöitsijälle. As Oy X on kahdeksan asunnon taloyhtiö Keravalla. Toimeksiantajan nykyinen isännöitsijä ei halua jatkaa tehtävässään, eikä taloyhtiössä ole tiedossa muita halukkaita toimimaan isännöitsijänä. Tämän takia taloyhtiön on löydettävä jokin ulkopuolinen taho hoitamaan isännöitsijän tehtäviä.
Työn teoriaosuudessa käydään isoina teemoina läpi isännöitsijän rooli ja tehtävät sekä ulkoistaminen ja sen vaiheet yleisellä tasolla. Teoriaosuuden lopussa keskitytään tarkemmin isännöinnin ulkoistamiseen ja kyseinen kappale johdattelee työn tutkimusosuuteen. Tutkimusosuudessa tietoa on kerätty teemahaastaluiden avulla toimeksiantajan sekä ulkopuolisen ammatti-isännöitsijän näkökulmasta. Haastattelukysymykset olivat avoimia kysymyksiä. Vastaukset nauhoitettiin ja litteroitiin myöhemmin tekstiksi.
Haastatteluiden sekä teoriaosuuden pohjalta työn lopputuloksena on laadittu suunnitelma toimeksiantajan isännöinnin ulkoistamiselle. Suunnitelmaan kuuluu myös tarjouspyyntöpohja, joka on toimeksiantajan käytettävissä ja muokattavissa. Tarjouspyyntöpohjassa on myös tiedot liitteistä, jotka tulee liittää tarjouspyyntöön isännöintiä kilpailuttaessa.
Työn avulla As Oy X pääsee eteenpäin isännöinnin ulkoistamisen suunnittelussa ja kilpailutukseen valmistautumisessa. Suunnitelman mukaan taloyhtiö pyrkii ensisijaisesti saamaan kilpailutuksessaan tarjouksia koko isännöinnin palveluille käyttäen apunaan työn tarjouspyyntöpohjaa. Kilpailutus ei ole vielä ajankohtainen, sillä uutta isännöitsijää etsitään aloittamaan vasta vuoden 2022 alusta. Tämän vuoksi työhön on kerätty myös varasuunnitelmaehdotuksia, sillä kilpailutuksen tuloksia ei voida vielä tietää. Voi olla, ettei toimeksiantaja saa tyydyttäviä tarjouksia, mutta opinnäytetyö pyrkii auttamaan myös tässä tilanteessa varasuunnitelmaehdotusten avulla. The objective of this thesis is to help a housing cooperative, Housing cooperative X, to outsource its real estate management. Currently the real estate management is managed by a resident and the board of the housing cooperative. Housing cooperative X is a housing cooperative consisting of eight apartments in Kerava. The current real estate management is not interested in managing the real estate anymore and it seems that there is no one else in the housing cooperative to do that. That is why the real estate management needs to be outsourced to a professional outside of the housing cooperative.
The first part of the theory section of this thesis focuses on real estate management and its role and duties. The second chapter of the theory focuses on outsourcing in general. In the end of the theory section there is a chapter focusing only on outsourcing real estate management. In the empirical part, the information is gathered through interviews. The interviews were held for the current real estate management of Housing cooperative X and for a professional real estate manager to get a view from an outsider’s perspective. The interviews consisted open-ended questions and the answers were recorded and subsequently transcribed into text.
Based on the interviews conducted, as well as the theory section, the result of the thesis was a plan for outsourcing the real estate management. The plan includes a template for invitation of bids that is customizable. The template also includes information about the appendices needed in the invitation of bids.
With the help of this thesis, Housing cooperative X gets to move forward with the planning process of outsourcing their real estate management. The current plan is to receive offers for the whole real estate management services with the help of the template of this thesis. The procurement is not relevant at the moment because Housing cooperative X is looking for the new real estate manager starting at the beginning of 2022. Because of this, there is also backup plan in the thesis in case that Housing cooperative X does not get any satisfying offers.
Työn teoriaosuudessa käydään isoina teemoina läpi isännöitsijän rooli ja tehtävät sekä ulkoistaminen ja sen vaiheet yleisellä tasolla. Teoriaosuuden lopussa keskitytään tarkemmin isännöinnin ulkoistamiseen ja kyseinen kappale johdattelee työn tutkimusosuuteen. Tutkimusosuudessa tietoa on kerätty teemahaastaluiden avulla toimeksiantajan sekä ulkopuolisen ammatti-isännöitsijän näkökulmasta. Haastattelukysymykset olivat avoimia kysymyksiä. Vastaukset nauhoitettiin ja litteroitiin myöhemmin tekstiksi.
Haastatteluiden sekä teoriaosuuden pohjalta työn lopputuloksena on laadittu suunnitelma toimeksiantajan isännöinnin ulkoistamiselle. Suunnitelmaan kuuluu myös tarjouspyyntöpohja, joka on toimeksiantajan käytettävissä ja muokattavissa. Tarjouspyyntöpohjassa on myös tiedot liitteistä, jotka tulee liittää tarjouspyyntöön isännöintiä kilpailuttaessa.
Työn avulla As Oy X pääsee eteenpäin isännöinnin ulkoistamisen suunnittelussa ja kilpailutukseen valmistautumisessa. Suunnitelman mukaan taloyhtiö pyrkii ensisijaisesti saamaan kilpailutuksessaan tarjouksia koko isännöinnin palveluille käyttäen apunaan työn tarjouspyyntöpohjaa. Kilpailutus ei ole vielä ajankohtainen, sillä uutta isännöitsijää etsitään aloittamaan vasta vuoden 2022 alusta. Tämän vuoksi työhön on kerätty myös varasuunnitelmaehdotuksia, sillä kilpailutuksen tuloksia ei voida vielä tietää. Voi olla, ettei toimeksiantaja saa tyydyttäviä tarjouksia, mutta opinnäytetyö pyrkii auttamaan myös tässä tilanteessa varasuunnitelmaehdotusten avulla.
The first part of the theory section of this thesis focuses on real estate management and its role and duties. The second chapter of the theory focuses on outsourcing in general. In the end of the theory section there is a chapter focusing only on outsourcing real estate management. In the empirical part, the information is gathered through interviews. The interviews were held for the current real estate management of Housing cooperative X and for a professional real estate manager to get a view from an outsider’s perspective. The interviews consisted open-ended questions and the answers were recorded and subsequently transcribed into text.
Based on the interviews conducted, as well as the theory section, the result of the thesis was a plan for outsourcing the real estate management. The plan includes a template for invitation of bids that is customizable. The template also includes information about the appendices needed in the invitation of bids.
With the help of this thesis, Housing cooperative X gets to move forward with the planning process of outsourcing their real estate management. The current plan is to receive offers for the whole real estate management services with the help of the template of this thesis. The procurement is not relevant at the moment because Housing cooperative X is looking for the new real estate manager starting at the beginning of 2022. Because of this, there is also backup plan in the thesis in case that Housing cooperative X does not get any satisfying offers.