Hankintatoimen prosessin kehittäminen : Case YH Länsi Oy

Abstract

YH Länsi Oy on suomalainen konserniyhtiö jonka pääliiketoimintaan kuuluvat rakennuttaminen, isännöinti, kiinteistöjen omistus ja asumisen palvelut. Yritys toimii pääasiassa Pirkanmaan ja Varsinais-Suomen alueella, mutta sillä on myös kohteita muualla eteläisessä Suomessa. Tämän opinnäytetyön aihe löytyi keskustelussa toimeksiantajan kanssa. YH Länsi Oy:llä oli tarvetta selvittää kuinka yrityksen hankintatoimen prosessi toimii pienehköjen ja jokapäiväisten hankintojen osalta.

Hankintatoimi vaikuttaa yrityksen kaikkeen toimintaan. Hyvin hoidetulla hankintatoimella voidaan parantaa palvelun laatua ja näin saada kilpailuetua kilpailijoihin nähden, sekä saavuttaa kustannussäästöjä.

Työtä varten haastateltiin yrityksen hankintoja tekevää henkilöstöä. Haastattelut suoritettiin yrityksessä paikan päällä ja ne nauhoitettiin. Osa haastatteluista tehtiin sähköpostin välityksellä.

Henkilöstön haastatteluiden pohjalta kävi ilmi, että YH Länsi Oy:n hankintatoimi toimii hyvin, mutta tiettyjä kehityskohteita on. Tutkimuksesta kävi myös ilmi että hankintatoimen laajamittainen yhtenäistäminen ei ole mahdollista tai järkevää johtuen eri osastojen hyvin erilaisista tarpeista.

Yhdeksi suurimmista kehityskohdista nousi erityisesti rahalliselta arvoltaan pienehköjen hankintojen kilpailutus. Tällä hetkellä toimittajia kilpailutetaan näiden hankintojen osalta todella harvoin tai ei ollenkaan. Tälle käytännölle löytyy perustelut, mutta se on silti huomionarvoinen seikka johon yrityksessä tulisi kiinnittää enemmän huomiota.

YH Länsi Oy is a Finnish consolidated corporation, whose main businesses include construction, property management, owning of real estate and occupancy services. The company operates mainly in the areas of Pirkanmaa and Varsinais-Suomi, but it owns some real-estate in other parts of southern Finland as well. The topic of this thesis emerged from a discussion with the company’s financial manager. In the company there was a need for surveying its procurement processes concerning financially minor and day-to-day procurements.

The way a company handles its procurement has an effect on everything the company does. With well-run procurement a company can improve the quality of its services and thus gain competitive advantage. It can also help to cut costs.

For this thesis, those of the company’s staff who are involved in the procurement were interviewed. The interviews were conducted on-location and they were recorded. Some of the interviews had to be made via e-mail.

On the basis of the interviews it was found out that the procurement processes of YH Länsi Oy are generally working well. However, there are still some issues that should be taken into account. It was also noted that due to the very different needs of the different functions of the company, the excessive standardizations of procurement processes is not possible.

The biggest issues that were discovered were the practices how the suppliers are invited to tender. Right now especially those procurements that are from the cheap-end are not really put out to tender. This practice has its justifications but it is still a notable issue which should be assessed in the company more thoroughly.