Sisäisen viestinnän kehittäminen työvoimaa välittävässä yrityksessä

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli sisäisen viestinnän kehittäminen sekä oppaan laatiminen vuokratyövoimaa välittävälle yritykselle. Toimeksiantajayritys välittää työvoimaa suurteollisuusyritysten projekteihin ulkomaille. Toiminta on kasvanut viime vuosina ja sen vuoksi sisäisen viestinnän kehittäminen on ajankohtaista. Haasteita sisäiseen viestintään tuovat hajautunut organisaatio sekä projektiluontoiset työt ulkomailla. Näistä syistä johtuen myös toiminnan muutokset ovat hyvin nopeita.

Teoreettinen viitekehys koostui sisäisestä viestinnästä, joka pitää sisällään viestintävastuut, työnantajamaineen, esimiesviestinnän, kanavat ja keinot sekä viestintätyytyväisyyden. Myös kriisiviestintää käsiteltiin. Samoista aiheista koostuivat myös haastattelujen teemat.

Työssä käytettiin tiedonkeruumenetelminä teemahaastatteluja sekä ryhmäkeskustelua. Teemahaastattelujen avulla haluttiin saada tietoa sisäisen viestinnän nykytilasta sekä kehittämiskohteista. Ryhmäkeskustelu pohjautui enimmäkseen kehittämiskohteisiin.

Haastatteluissa kerätyn aineiston pohjalta yritykselle laadittiin opas sisäiseen viestintään. Opas pitää sisällään ohjeistuksia käytännön viestimiseen. Haastatteluissa esiin nousseita kehittämiskohteita käsiteltiin oppaassa. Kehittämiskohteita olivat toimenpidesuunnitelma, vastuut, palaverikäytännöt, tiedottaminen, sähköpostin ja puhelimen käyttö, raportointi, työnantajamaine sekä kriisiviestintä.

The aim of the present thesis was the development of internal communication and drafting a guide for a company supplying rental workforce. The company in question, which is the commissioner of this thesis, supplies workforce for different kinds of projects abroad that large industrial companies have. The business operations have grown within the last few years, making the development of the internal communication a current issue. There are some challenges in the internal communication, to name a few, scattered organization and project-type work abroad. Because of those things, operational changes are fast.

The theoretical framework consists of internal communication, which includes the communication responsibilities, the employer reputation, the communication within the management, and the communication channels and ways. Also crisis communication is handled. Interviews are also based on these topics.

In this work, the ways of data collection were semi-structured interviews and group conversations. The aim of the semi-structured interviews was to receive information about the current status of the internal communication and the possible points to improve. The group discussion focused mainly on the points that needed developing.

Based on the data collected in the interviews, the company was drafted a guide for internal communication. The guide includes guidelines for internal communication. Issues brought up from the interviews that needed development are handled in the guide. Those issues are the plan for action, communication responsibilities, guidelines for meetings, publicity, the proper email and telephone conduct, reporting, employer reputation and communication in a crisis situation.