Myyntilaskutusprosessin riskienhallinnan kehittäminen Helsingin kaupungin taloushallintopalvelussa

Abstract

Tämän opinnäytetyön toimeksiantajana on Helsingin kaupungin taloushallintopalvelu -liikelaitos laskutusosasto. Osaston ydinprosessi eli myyntilaskutusprosessi on nimeltään myynnistä suoritukseen. Tutkimuksen tavoitteena on tehdä riskienhallintasuunnitelma pääpainona valvonnan kehittäminen prosessissa kartoitetuille riskeille. Riskienhallintasuunnitelma pitää sisällään merkittävimpien riskien pienentämiseksi tehtävät toimenpiteet sekä niihin liittyvien valvontatoimenpiteiden kirjaamisen. Tutkimuksen yhtenä tavoitteena on myös riskienhallinnan esiintuominen kaikille prosessissa toimijoille.

Prosessin riskit on kartoitettu aiemmin tehtyjen prosessikuvausten pohjalta. Kartoituksen pohjalta riskit luokitellaan tutkimuksen yhteydessä merkittävyyden perusteella. Riskikartoituksen ohella tutkimuksessa käytetään apuna taloushallintopalvelun laskutus-osastolla tehtyjä ryhmähaastatteluja sekä prosessissa itsekin lähiesimiehenä toimivan tutkimuksen tekijän omaa havainnointia.

Riskienhallintasuunnitelman pohjana oleva riskikartoitus tehtiin syksyllä 2010. Riskien-hallintasuunnitelman teko aloitettiin keväällä 2011 käymällä aluksi läpi riskikartoitukset henkilöstön kanssa. Henkilöstön ryhmähaastattelut toteutettiin elo-syyskuussa 2011. Tutkimuksen yhteydessä tehty liitteenä oleva riskienhallintasuunnitelma on Word-pohjainen dokumentti, jonka toteutumista arvioidaan vuosittain laskutusosaston johtoryhmässä.

Johtopäätöksenä voidaan todeta, että useisiin myyntilaskutusprosessin riskeihin liittyy inhimillisen virheen mahdollisuus. Pelisääntöjen noudattaminen ja ohjeiden ajantasaisuus korostuukin riskien valvontatoimenpiteitä kartoitettaessa. Myös esimiestyön tärkeyttä ei voi liikaa korostaa, jotta valvonta saadaan toimivaksi prosessin eri vaiheissa.

Osaston sisäisessä valvonnassa on tehdyn riskienhallintasuunnitelman ohella syytä hyödyntää palvelualueilla jo käytössä olevia tuloskortteja. Pelisääntöjen noudattamisen valvonnassa on hyödynnettävä myös toimivaa viikoittaista palaverikäytäntöä sekä normaalia esimiestyöhön kuuluvaa valvontaa. Myös tiedonkulkua tulee parantaa viestintää lisäämällä ja yhteisiä ohjeita päivittämällä.

This study deals with risk management. In addition, the study examines internal control, which is an important and essential part of risk management. The main purpose of the study is to make the plan for the risk management of the case company, Financial Management Services. This plan concerns the risk management for the Sales Invoicing process. The major risks of this process have been described last autumn.

The study consists of a theory section and an empirical section. The theory section discusses risk management, especially how to survey, estimate and classify the risks. Internal control with all parts like reporting, communication and control are also described in the theory section. The empirical part focuses on making the plan and control for the risks survied. This part includes the classification of the risks and also the summaries of the interviews.

The study was based on qualitative methods. The interviews have been made as group interviews among people who work at the billing department. These four theme interviews for the groups were made in August. In addition to the interviews the survey was carried out by the observation and the analysis of the existing material.

The interviews showed that the personnel agrees that the earlier described risks are the biggest risks at the Sales Invoicing process. The interviews indicated that there are also other risks like the flow of information, know-how and the lack of ground rules. It is important to take care of these results too to make internal control effective. The results also revealed the importance of good leadership.

The attached plan for risk management is a good start for better risk management in the case company. In the future it is important to regularly estimate both the plan and the risks in the whole Sales Invoicing process. In conclusion, there might be room for more accurate extraction of the respondents in internal control. That means exact dates and persons´names are mentioned in the risk management plan.