Toimiva sisäinen viestintä

Abstract

Jokainen yritys tarvitsee viestintää toimiakseen. Viestintää tarvitaan muun muassa siihen, että esimies perehdyttää uuden tulokkaan tämän työnkuvaan, toimitusjohtaja kertoo yrityksen arvoista henkilöstölle ja työkaverit vaihtavat ajatuksiaan palavereissa.

Tehokas ja toimiva sisäinen viestintä voi toimia yrityksen kilpailuvalttina. Ongelmat yrityksen sisäisessä viestinnässä heijastuvat yleisesti yrityksen toimintaan, ja voi olla suureksi haitaksi yritykselle. Sisäisen viestinnän toimivuudella on osoitettu olevan myös positiivista vaikutusta henkilöstön työtyytyväisyyteen. Huomioitavaa on, että työssään viihtyvät henkilöt ovat tehokkaampia ja sitoutuneempia.

Nopeasti muuttuvassa työympäristössä on viestinnällä aivan erityinen merkitys. Toimiva sisäinen viestintä tehostaa etenkin projektiluontoista työtä tekevän yrityksen toimintaa. Tehoton viestintä taas hidastaa ja vaikeuttaa työntekoa. Olennaista on, että viestintä omalta osaltaan edesauttaa tehokasta ja sujuvaa työntekoa. Viestintä tukee myös työyhteisön tavoitteiden saavuttamista ja tuloksen tekoa (Åberg 2006, 96).

Opinnäytetyön toimeksiantaja oli pieni yritys, jonka toiminta on projektiluonteista. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli löytää keinoja siihen, miten toimeksiantajayrityksen sisäistä viestintää voidaan kehittää. Sisäisen viestinnän kehittäminen muodostuu pienistä palasista, ja sen kehittämiseen tarvitaan koko työyhteisön panos.

Opinnäytetyössä käsitellään sisäistä viestintää teoreettisesta näkökulmasta. Koska toimeksiantajayrityksen toiminta on projektiluontoista, käsitellään myös projektiviestinnän elementtejä tässä opinnäytetyössä. Lisäksi opinnäytetyössä käsitellään muutos- ja kriisiviestintää sisäisen viestinnän näkökulmasta. Tavoitteena oli tuottaa mahdollisimman käytännönläheisiä kehitysideoita.

No company can function without communications. Fully functioning internal communications are an important factor for a successful company. Among other things socialization, meetings, press releases and e-mails are all features of internal communications.

A company can benefit from functioning and effective internal communications. Problems in a company’s internal communications can reflect on its business. It has been proven that when the internal communications are working properly, the employees are happier and more satisfied with the company and their work. In addition, when the internal communications are working properly, the employees are more effective and committed to the employer.

The client for this study was a small-sized company that does project work. The objective of this study was to gather information about internal communications and communications among project participants. The aim was to generate ideas on how to improve a company’s effectiveness regarding internal communications. Because the client’s work pertains to projects, crises and changes are common features in its everyday life. Therefore, crisis communications and communication regarding changes are part of this study.

The findings indicate that the client needs to pay more attention to its internal communication in the future and some small changes in its internal communications are required. First of all, a timetable has to be made for internal communications and the company has to decide who is responsible for it. The company has to put more effort into communications between superiors and subordinates. Communication situations where subordinates and superiors meet are the induction process for new employees and regular appraisal interviews. In addition, meeting practices and general principles for document management have to be established. After these steps, smaller details can be designed.