Sähköisen taloushallinnon käyttöönotto-oppaan sisällön suunnittelu : Case: Mediamaestro Oy

Abstract

Tämä opinnäytetyö oli kehittämistyö, jonka tavoitteena oli suunnitella sähköisen taloushallinnon käyttöönotto-oppaan sisältö Maestro-ohjelmistoa käyttävälle tilitoimistoverkostolle. Verkostoon kuuluvat Maestro-yhtiöiden kumppanuusohjelmaan sitoutuneet tilitoimistot, joita tällä hetkellä on noin 30. Kumppaniverkoston tavoitteena on kehittää tilitoimistojen toimintaa keskittymällä erityisesti Maestro-ohjelmiston tarjoamien sähköisten taloushallinnon ratkaisujen käyttöönottoon.

Marraskuun 2010 verkostotapaamisessa esitettiin ajatus käyttöönotto-oppaan luomisesta. Tällaiselle oppaalle koettiin olevan tarvetta, koska sekä tilitoimiston henkilökunnalle että asiakaskäyttöön kaivattiin opasta, joka kokoaa yhteen tär-keimmät tiedot sähköisestä taloushallinnosta yleisesti sekä Maestron sähköisistä ohjelmisto-osioista, palvelukokonaisuuksista ja sovellusvuokrauksen periaatteista.

Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys rakentuu sähköisen taloushallinnon käsitteiden määrittelystä, asiaan liittyvän aiemman tutkimustiedon käsittelystä sekä taloushallinnon prosessien, lainsäädännön ja sovellusvuokrauksen periaatteiden selvittämisestä. Lisäksi teoriaosuudessa käsitellään sähköisen taloushallinnon nykytilannetta sekä tilitoimistojen että muiden yritysten näkökulmasta. Nykytilanteen yleisimmät ongelmat ja Maestron ohjelmistokokonaisuus käydään myös läpi.

Opinnäytetyön empiirisessä osassa käydään läpi varsinainen kehittämistyö. Kehittämistyöhön valittiin konstruktiivinen tutkimusote, keskeisiä menetelmiä ovat aivoriihityyppiset ryhmäkeskustelut sekä tilitoimistokumppaneille suunnattu kysely. Kyselystä saatujen vastausten perusteella Maestron sähköisen taloushallinnon käyttöönotto-oppaalle suunniteltiin sisältörakenne. Tämän opinnäytetyön valmistumisen jälkeen alkaa uusi kehittämistyö, jonka tavoitteena on julkaista varsinainen käyttöönotto-opas toukokuussa 2012.

Kehittämistyön keskeiset havainnot liittyvät tilitoimistoissa kaivattavaan koottuun tietoon sähköisestä taloushallinnosta sekä varsinkin pienten ja keskisuurten asiakasyritysten tietoisuuden lisäämiseen sähköistä taloushallintoa koskien. Sisältörakenteen puolesta tuleva käyttöönotto-opas vastaa juuri näihin haasteisiin.

The aim of this thesis was to plan content for a commissioning manual of elec-tronic accounting for the partner accounting firms of the Maestro Company. The network of partner accounting firms contains approximately 30 accounting firms using the Maestro software. The aim of the network is to develop the business of the accounting firms by focusing especially on the commissioning of electronic accounting tools of the Maestro software. The idea of making this commissioning manual was pointed out at a network meeting in November 2010. There is a clear need for this kind of manual, because both the staff of accounting companies and their clients need a guide of electronic accounting in general as well as the electronic accounting tools and services of the Maestro software.

The theoretical framework of the thesis consists of the definition of electronic accounting, previous studies related to this topic and the principles of accounting processes, the legislation and SaaS (Software as a Service) services. Also the present situation of electronic accounting in accounting firms and other companies is dealt with. The most common problems of the present situation of electronic accounting are presented, as well as the whole software of Maestro.

The actual development work is dealt with in the empirical part of the thesis. The approach adopted is constructive, and the main methods are brainstorming (group conversations) as well as an inquiry aimed at the partner accounting firms. The content of Maestro’s commissioning manual of electronic accounting was planned based on the results of that inquiry. New development work will start after this thesis is finished, and the aim is to publish the actual commissioning manual in January 2012.

The key findings on this thesis are related to accounting firms’ need for collected information about electronic accounting and to increasing the awareness of small and medium-sized companies of electronic accounting. The commissioning ma-nual of the Maestro software answers to these challenges.