CRM:n hyödyt kirjanpitäjän työssä : Case: Future Taloushallinto Oy

Abstract

Tein opinnäytetyön toimeksiantona työnantajalleni Future Taloushallinto Oy:lle. Yrityksellä on suunnitelmissa ottaa käyttöön Netvisor CRM, joka toimii jo käytössä olevan Netvisor kirjanpito-ohjelman ohella. Opinnäytetyön tavoitteena oli löytää keinoja, joilla kirjanpitäjä voi hyödyntää CRM-ohjelmaa sekä selvittää miten CRM-käyttöönottoprosessi etenee. Työssäni tutkin teoriaa uuden järjestelmän käyttöönotosta sekä asiakkuudenhallintaohjelmien hyödyistä tehtävänhallinnassa. Netvisorin asiakkuudenhallintaohjelmaa opiskelin omaoppisesti sekä konsultoimalla heidän asiantuntijoitaan.

CRM-käyttöönotto on vaikea ja pitkä prosessi, joka vaatii yrityksen johdolta vahvaa ja yhtenäistä johtoa ja henkilöstöltä vahvaa sitoutumista. Muutosvastarinnan uhka on todellinen ja sitä tulee ennaltaehkäistä jatkuvalla viestinnällä johdon ja työntekijöiden välillä.

Netvisor CRM koostuu kolmesta osasta: myynninohjaus, tehtävänhallinta ja asiakashallinta. Myynninohjauksessa seurataan myyntiprosessia tarjouspyynnöstä laskutukseen. Tehtävänhallinnassa yritys pystyy luomaan räätälöityjä työprosesseja, joiden avulla voi seurata töiden etenemistä. Asiakashallinnan avulla yritys voi muodostaa asiakaskohtaisia talousraportteja, jolloin yritys on aina tietoinen kannattavimmista asiakkaistaan.

CRM-ohjelmasta tärkeimmiksi työkaluiksi kirjanpitäjälle nousivat henkilökohtainen työnäkymä sekä asiakasnäkymä. Henkilökohtaisessa työnäkymässä kirjanpitäjän tehtävät on listattu määräpäivien mukaan, joista erääntyneet tehtävät on helposti löydettävissä. Asiakasnäkymän avulla kirjanpitäjien on mahdollista liittää asiakkaan tietoihin ominaistietoa, jotka ovat tärkeitä tuurauksen hetkellä. Tuuraajan on silloin helppo löytää tarvittavat tiedot etsimättä niitä kansioista.

Netvisor CRM on kuitenkin vielä kehityksen alla, joten löysin kehityskohteitakin. CRM toimii tällä hetkellä vain pääyrityksen alla, joten käyttäjän on kirjauduttava pois asiakasyrityksestään käyttääkseen ohjelmaa. Ohjelmaa tulee kehittää siihen suuntaan, että Netvisor-järjestelmän eri osioissa voi työskennellä samanaikaisesti.

My thesis was commissioned by my employer, Future Taloushallinto Oy, which provides accountancy services to companies of all sizes. The company is planning to start using the Netvisor CRM software package. The goal for my thesis was to find ways in which an accountant can utilize CRM and what the benefits of that could be. For the thesis, I studied the different stages of implementing CRM and what additional value it could bring to the company. Since I had no training for using Netvisor CRM, I had to self-teach myself to use it. I also consulted Netvisor’s programming experts.

Implementing CRM is a demanding process and it requires both strong leadership and committed personnel. The implementing process is always at risk from change resistance. This can be prevented with constant communication between the management and personnel.

Netvisor has great tools for helping an accountant to manage his or hers customers and pending tasks. Since Netvisor CRM is still partly under development, I found some issues which need further improvement, for example, it is not technically possible for the user to manage both CRM and accounting at the same time. This causes interruptions in the accountant’s work.