Sähköinen ostolaskujen käsittely, case Antinasu & Ratsula Oy

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee sähköistä ostolaskun kiertoa ja sähköistä taloushallintoa. Opinnäytetyön toimeksiantaja on Antinasu & Ratsula Oy. Antinasu & Ratsula Oy:öön otettiin maaliskuussa 2011 ASP teknologiaan perustuva taloushallinto-ohjelma etalous.fi. Tämän opinnäytetyön tarkoitus on tutkia ostolaskun kiertoa vanhalla ja uudella systeemillä ja selvittää, tuleeko etalous.fi-ohjelman käytöstä case-yritykselle kustannussäästöjä.

Työn teoriaosuudessa käsitellään perinteistä ja sähköistä taloushallintoa. Teoriaosuudessa esitellään myös paperinen ja sähköinen ostolaskunkierto. Tässä osuudessa esitellään myös erilaiset ostolaskun muodot, joita etalous.fi-ohjelmalla pystyy vastaanottamaan. Teoriaosuudessa lähdemateriaalina on käytetty alan kirjallisuutta.

Työn empiirinen osuus käsittelee Antinasu & Ratsula Oy:n taloushallintoa ja ostolaskun kiertoa vanhan ja uuden systeemin välillä. Tässä osuudessa on tehty tutkimus, johon on otettu 50 satunnaisesti valittua ostolaskua ja mitattu aikaa, kuinka kauan kuluu mihinkin ostolaskun kierron vaiheeseen. Tulosten perusteella on laskettu ostolaskun kierron kustannukset. Tässä osuudessa esitellään myös etalous.fi-ohjelman valinnan taustoja sekä sen hyviä ja huonoja puolia case-yrityksen kannalta.

Tutkimuksen perusteella etalous.fi-ohjelman käytöstä tulee kustannussäästöjä Antinasu & Ratsula Oy:lle. Tutkimuksen perusteella voidaan sanoa, että verkkolasku on halvin ja vähiten aikaa vievä tapa vastaanottaa ja kierrättää ostolaskuja.

Electronic process of purchase invoices Case: Antinasu & Ratsula Ltd.

This theses deals with electronic cycle of electronic purchase invoice and electronic financial administration. The employer of this theses is Antinasu & Ratsula Ltd. In March of 2011 Antinasu & Ratsula Ltd took financial administration program etalous.fi in use. Etalous.fi is based on ASP technology. The purpose of this thesis is to examine the cycle of purchase invoice and compare it between the old way and the new way and examine if the usage of etalous.fi creates expense savings.

The theoretical part introduces traditional and electric administration. Theoretical part introduces also the cycle of purchase invoice both in paper and electronic form. This part introduces also the different forms of invoices that etalous.fi can receive. This fields literature has been used in this part.

Empirical part of this thesis deals with Antinasu & Ratsula Ltd’s administration and the cycle of purchase invoice between the old way and the new way. An exam has been done in this part of thesis. The purpose of this exam is to take time how long does it take in each part of the purchase invoice cycle. 50 random purchase invoice have been taken in to this exam. The costs of the purchase invoice cycle has been counted based on the results. This part also deals with the background of the election of etalous.fi and the programs pros and cons.

Based on the exam, etalous.fi-program creates expense savings to Antinasu & Ratsula Ltd. It can be said that electronic invoice is the cheapest and fastest way of receive and direct around purchase invoices.