Sähköisen palkkahallinnon haasteet ja mahdollisuudet : tutkimus pirkanmaalaisista pk-yrityksistä

Abstract

Opinnäytetyö käsittelee palkkahallinnon ja arkistoinnin ratkaisuja sähköisen taloushallinnon näkökulmasta ja erittelee niitä mahdollisuuksia, joita sähköistyminen tuo yrityk-sille. Työn teoriaosuus on koottu palkanlaskennan perusteista, arkistoinnissa huomioitavista laeista ja asetuksista sekä erilaisten palkkahallinnon sähköisten menetelmien esittelystä ja arvioimisesta.

Työn tutkimusosiossa selvitettiin, missä määrin sähköisen palkkahallinnon ratkaisut ovat käytössä pirkanmaalaisten pk-yritysten keskuudessa. Sähköistymisen yleisyyttä kartoittavaan verkkokyselyyn saatiin vastaus 101 yritykseltä, joista kuutta vielä lisäksi haastateltiin tarkempien vastausten saamiseksi. Tutkimuksen tarkoitus oli sähköisten menetelmien käytön yleisyyden lisäksi selvittää myös niitä tekijöitä, jotka ovat joko edesauttaneet tai vaikeuttaneet sähköistymistä.

Palkkahallinnon sähköistäminen on vastaajien keskuudessa vielä alkutekijöissään. TYVI- palvelu ja sähköiset palkkalaskelmat ovat yleisimmin käytettyjä sähköisiä menetelmiä. Tiedonpuutteen, käyttöönoton kustannusten ja sähköisten menetelmien toimivuuden arveluttamisen koetaan olevan eniten sähköisyyteen siirtymistä vaikeuttavia tekijöitä. Sähköisen toimimisen vaivattomuus taas on selvästi merkittävin siirtymistä edesauttava tekijä.

Sähköistymisen hyödyt kyllä tiedostetaan yrityksissä, mutta niihin siirtymisen koetaan olevan ajankohtaista vasta useamman vuoden päästä. Nyt olisikin viranomaisten, ohjelmistotalojen ja pankkien aika toimia. Toiminnan yleistämiseksi tarvitaan yhteisiä standardeja, joiden varaan järjestelmiä voidaan rakentaa. Saatavilla olevan tiedon yksinkertaistaminen, palvelunosien ilmaisuus sekä erilaisten houkuttimien tarjoaminen ovat keinoja, joilla yritykset saataisiin lähtemään helpommin mukaan sähköisiin menetelmiin.

This thesis discusses the possibilities of electronic accounting in payroll management and filing. The theoretical section covers the basics of payroll management and the laws and regulations that need to be taken into consideration in the process of filing documents. Also, different features of electronic payroll management are introduced.

Research was conducted among small and medium-sized businesses in Pirkanmaa, with the aim of exploring how commonly electronic solutions for payroll management are being used. There were 101 respondents altogether, of which six were interviewed in greater depth. Furthermore, the objective of the research was to find out which factors promote or hinder the adoption of electronic systems.

The electronification of payroll management among the respondents is still in its early stages. TYVI service and e-payrolls are the most commonly used electronic solutions. Lack of information, the high costs of implementation and uncertainty about the functionality of electronic solutions are seen as the biggest hindrances. The most significant positive factor is the effortlessness of using electronic systems.

The advantages of electronification are acknowledged in businesses but it seems that no immediate change is seen as necessary. Therefore, it would be ideal for the authorities, banks and software businesses to act now to make the services even better. Common standards are required to make the systems worthwhile. The electronic systems should be made more attractive and cheaper or even free in order to get businesses more interested in adopting electronic solutions for their operations.