PRODUCTION OF FLOW FESTIVAL: : Developing the Logistics of Supplies

Abstract

This project-based research was conducted to provide a coherent picture of the problems related to the logistics of supplies in the production of the Flow Festival (Flow) and to search for improvements to be applied in future productions. Flow is an urban music and culture festival held annually in Helsinki, Finland, since 2004. This research excludes an important aspect of event logistics, the movement of people, and the stress is laid on the movement of supplies. The movement of supplies is considered as the logistical operations revolving around the supplies that are owned or purchased by Flow, and therefore are under the direct control of the festival organization.

The idea of carrying out research about the logistics of supplies emerged after Flow 2010, where the researcher worked as a Production Assistant. After conducting a comprehensive literature review, the research moved on to describe, elaborate on, and report the development process of the logistics of supplies in the production of Flow. The production team members of Flow 2010 were individually interviewed to provide an overall picture of the logistical challenges, development areas and proposed improvements related to the logistics of supplies. In spring 2011 the interview results, which functioned as the primary data for this research, were presented and discussed in a production meeting with the Production Manager and the Production Coordinator of Flow.

The interviews revealed several opportunities for improving the logistics of supplies on various areas including the planning stage, the on-site logistics, and the shutdown of the festival. Many of the problems, which had been recognised by Flow’s production team already before launching this research, had not been properly investigated to resolve them. In the production of Flow 2011, where the researcher worked as a Production Coordinator, several of the proposed improvements concerning the logistics of supplies were implemented, which solved or alleviated the problems. Some of the aspects and observations brought up in the interviews or made by the researcher remain as considerations to be taken into account in future productions of the festival.

Tämä projektikohtainen tutkimus laadittiin tavoitteena muodostaa johdonmukainen kuva tavaralogistiikan ongelmista Flow Festivalin (Flow) tuotannossa ja etsiä parannuskohtia käytettäväksi tulevissa tuotannoissa. Flow on musiikki- ja kaupunkikulttuurifestivaali, joka on järjestetty vuosittain Helsingissä vuodesta 2004 lähtien. Tämä tutkimus, jonka painopisteenä on tavaran liikkuminen, sulkee pois ihmisten liikkumisen, joka on myös tärkeä osa tapahtumalogistiikkaa. Tavaralogistiikalla tässä tutkimuksessa tarkoitetaan logistisia toimia, jotka liittyvät Flow’n omistamiin tai hankkimiin tavaroihin, ja jotka näin ollen ovat festivaaliorganisaation suoran hallinnan alaisia.

Ajatus tavaralogistiikkaan liittyvän tutkimuksen toteuttamisesta syntyi vuoden 2010 Flow’n jälkeen, jossa tutkija työskenteli Tuotantoassistenttina. Kattavan kirjallisuuskatsauksen laatimisen jälkeen, tutkimus eteni kuvailemaan, tutkiskelemaan, sekä raportoimaan tavaralogistiikan kehitysprosessia Flow’n tuotannossa. Flow’n 2010 tuotantotiimin jäsenet haastateltiin yksitellen tavaralogistiikan haasteiden, kehitysalueiden, sekä parannusehdotusten kokonaiskuvan muodostamiseksi. Haastattelutulokset, jotka toimivat tutkimuksen primäärisenä aineistona, esiteltiin ja käsiteltiin palaverissa Flow’n Tuotantopäällikön ja Tuotantokoordinaattorin kanssa keväällä 2011.

Haastatteluissa paljastui useita eri mahdollisuuksia parantaa tavaralogistiikkaa festivaalin eri osaalueilla mukaan lukien suunnitteluvaiheen, tapahtuma-aikaisen logistiikan, sekä tapahtuman jälkeiset vaiheet. Monet tavaralogistiikan ongelmakohdista olivat entuudestaan tuttuja ja tunnistettu Flow’n tuotannossa jo ennen tämän tutkimuksen käynnistymistä, mutta niitä ei oltu asianmukaisesti tai riittävän hyvin yritetty ratkaista. Vuoden 2011 Flow’n tuotannossa, jossa tutkija työskenteli Tuotantokoordinaattorina, useat tavaralogistiikkaan liittyvistä parannusehdotuksista toteutettiin, jotka lievensivät tai ratkaisivat ongelmia. Osa haastatteluissa tai tutkijan toimesta esille tuoduista näkökulmista ja havainnoista jäävät harkinnanalaisiksi festivaalin tulevissa tuotannoissa.