Development of ICT change management processes for Fläkt Woods Group

Abstract

This study was conducted for the international Fläkt Woods Group as part of the international information management services development. Its aim was to discover, chart and develop the change management processes for the shared ICT services. Best practices of the ICT area were to be applied into the unique requirements of the target organization.

The study was performed as action research case study, where the main study methods were qualitative methods of interviews and textual analysis. There were 11 interviewees in total. Five of these represented the information management executives of the corporation and six represented the local information management organizations. In addition, benchmarking was used when the initial state of the processes, mapped with the interviews, were compared to the best practices built by textual analysis.

The results of the study were the process descriptions of the target state of the processes as well as a guideline document for the information management infrastructure change management processes within Fläkt Woods. As such, the results are not ideally suited for generalization to other cases as they were built specifically for Fläkt Woods. However, the process guideline document could be of use to other organizations in a similar situation. If more similar studies were conducted, it would be possible to build a more generalized construct based on them. As a follow-up for this study within the organization, a study on a more complete implementation of ITIL for the organization, including incident management and configuration management, could be performed.

Tutkimus tehtiin kansainväliselle Fläkt Woods Group yhtymälle, osana kansainvälistä tietohallinnon kehitystyötä. Sen tarkoituksena oli kartoittaa, kuvata ja kehittää jaettujen palveluiden muutoksenhallinnan prosesseja. Kehitettäessä tuli ottaa huomioon niin tietojärjestelmäalan yleiset parhaat käytännöt kuten myös kohdeorganisaation yksilölliset tarpeet.

Tutkimus toteutettiin toiminnallisena case-tutkimuksena, jossa keskeisinä menetelminä käytettiin haastatteluja sekä tekstianalyysiä eli kvalitatiivisia tutkimusmetodeja. Haastateltavia oli yhteensä 11. Näistä viisi edusti konsernin tietohallintojohtoa sekä liiketoimintaa ja kuusi asiakkaita eli paikallisia tietohallinto-organisaatioita. Lisäksi käytettiin benchmarkingia, kun haastattelujen avulla kartoitettua lähtötilannetta verrattiin tekstianalyysin perusteella rakennettuun tavoitetilaan.

Tutkimuksen tuloksena saatiin kehitettyjen prosessien kuvaukset sekä tietohallinnon infrastruktuuripalvelujen muutoksenhallinnan prosessiopas Fläkt Woodsille. Tulokset eivät ole sellaisenaan yleistettävissä muihin organisaatiohin, sillä ne on rakennettu nimenomaan Fläkt Woods Groupin tarpeisiin. Tosin prosessioppaasta voi olla sellaisenaankin esimerkinomaista hyötyä muille organisaatiolle. Mikäli samankaltaisia tutkimuksia tulee enemmän, voisi niistä olla mahdollista yrittää etsiä ja rakentaa yleisemmällä tasolla pätevää konstruktiota. Jatkotutkimuksena yrityksen sisällä voisi olla ITIL:n kokonaisvaltaisempi käyttöönotto myös tapahtumien hallinnan ja konfiguraatiohallinnan tasolla.