Business processes in project business : case project delivery process for a factory automation supplier

Abstract

The purpose of this thesis was to re-define and re-describe a business process for IPTE Factory Automation, which adds value to customers’ manufacturing processes. IPTE is a leading supplier of production assembly and test automation in the electronics and mechanics assembly industry (IPTE 2011). The thesis includes reengineering of the Project Delivery Process resulting in a visual process description. The thesis concentrates on process waste elimination, organizational structure, increase of added value to customer by focusing on clear information and work flow, as well as the communication between process inputs and outputs across all the organizational boundaries. The thesis is aimed at personnel working in the project delivery process and responsible for processes and projects at IPTE.

The need for the reengineering was created by the global business environment that has changed during the past years, global standardization of the Project Delivery Process, implementation of the ongoing product standardization work in the Project Delivery Process, and the possibility to automate the process or parts of it in the future.

This development work combines the background information of processes and project business examination with the IPTE organization’s experience and knowhow about the global business field, customers’ expectations, and processes. Consequently, the objective of the effective Project Delivery Process is to meet today’s challenging delivery time as well as the cost and quality requirements of the global market environment.

The new improved Project Delivery Process looks promising on the paper. The process owner and meters were not defined, which needs to be done before the actual implementation phase. All the processes and their relations are tightly tied together, which affects the obtainable benefits from the process work. Therefore, a proposal for a new process map including all core and support processes was also made

Opinnäytetyön tarkoituksena oli määrittää ja kuvailla liiketoimintaprosessi IPTE Factory Automation -nimiselle yritykselle, joka tuottaa lisäarvoa asiakkaiden valmistusprosesseihin. IPTE on johtava tuotannon kokoonpanojärjestelmien ja testausautomaation toimittaja elektroniikka- ja mekaniikkakokoonpanoteollisuudessa (IPTE 2011). Opinnäytetyössä käsiteltiin projektitoimitusprosessin uudelleensuunnittelua, minkä tuloksena syntyi visuaalinen prosessikuvaus. Projektitoimitusprosessissa keskityttiin prosessihävikin eliminoimiseen, organisaatiorakenteeseen ja asiakaslisäarvon kasvattamiseen keskittymällä selkeään informaation- ja työnkulkua kuvaavaan kaavioon sekä organisaatiorajat ylittävään prosessin syötteen ja tuotoksen välissä tapahtuvaan kommunikointiin. Prosessin kuvaus on tarkoitettu henkilöille, jotka työskentelevät IPTE:llä projektitoimitusprosessissa sekä ovat kokonaisvastuussa prosesseista ja projekteista.

Projektitoimitusprosessi oli uudelleensuunniteltava, koska globaali liiketoimintaympäristö on viime vuosina muuttunut, projektitoimitusprosessi oli yhdenmukaistettava yksiköiden välillä ja prosessi tai sen osien tulee olla automatisoitavissa. Lisäksi yrityksessä on käynnissä tuotteiden standardisointityö, joka oli implementoitava prosessiin erillisenä vaiheena. Lähtökohtana oli yhdistää prosessien ja projektiliiketoiminnan tutkimukseen liittyvä taustatieto IPTE:n organisaation kokemukseen ja asiantuntemukseen globaalista liiketoimintaympäristöstä, asiakkaiden odotuksista ja prosesseista. Uudistetun projektitoimitusprosessin tavoitteena oli vastata niin nykypäivän haastavien toimitusaikojen, hinnan kuin laadun asettamiin vaatimuksiin globaalissa markkinaympäristössä.

Uudistettu projektititoimitusprosessi näyttää lupaavalta teoriassa. Prosessin omistajaa ja mittareita ei määritelty. Tämä on kuitenkin tehtävä ennen uudistetun prosessin implementointia. Kaikki prosessit ja niiden väliset suhteet ovat tiukasti yhteen sidottuja, mikä vaikuttaa prosessityöstä saavutettavissa oleviin hyötyihin. Tästä syystä tehtiin ehdotus myös uudesta prosessikartasta mukaan lukien kaikki ydin- ja tukiprosessit.