Tapahtuman järjestäminen : case: Amarillo Jyväskylän 20-vuotisjuhlaviikko

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli järjestää onnistunut tapahtuma Amarillon 20-vuotis syntymäpäivillä. Syntymäpäivien kunniaksi järjestettiin juhlaviikko, joka tarjosi monipuolista ohjelmaa ravintolan asiakkaille. Tapahtuman tavoitteena oli Amarillon näkyvyyden lisääminen sekä Amarillo Airlines -tuotepaketin lanseeraaminen.

Opinnäytetyö oli toiminnallinen. Toiminnallinen osuus rakentui tapahtuman järjestämisestä, joka sisälsi ideointi-, suunnittelu-, toteutus- ja jälkianalyysivaiheen. Ideointivaiheen aikana toteutettiin kysely, jonka tavoitteena oli saada ideoita asiakaslähtöisen tapahtuman toteuttamiseksi. Juhlaviikon yhteydessä toteutettiin näkyvä ja kiinnostusta herättävä promootiokiertue. Kiertue sisälsi vierailuita Jyväskylän eri korkeakoulujen kampuksilla sekä kävelykadulla. Kiertueella jaettiin arvontalipukkeita ja markkinoitiin tapahtumaa suoraan kohderyhmälle.

Lisäarvon tapahtumaan toivat isännät, jotka olivat läsnä tapahtumassa. Isännöinnillä haluttiin lisätä vuorovaikutusta asiakkaiden kanssa sekä erottautua edukseen. Opinnäytetyöntekijät toteuttivat itse promootiokiertueet sekä isännöimisen Amarillon juhlaviikolla.

Tapahtuma oli kokonaisuudessaan onnistunut. Sille asetetut tavoitteet saavutettiin ja omaa ammattitaitoa vahvistettiin. Tapahtuman onnistuminen näkyi ravintolan moninkertaistuneessa myynnissä ja kävijämäärässä. Tapahtuma arvioitiin erittäin onnistuneeksi sekä odotuksia ylittäväksi.

Tätä tapahtumamallia voidaan hyödyntää erityisesti ravintola-alalla. Tapahtumaa voidaan pitää esimerkkinä markkinoinnin, tapahtuman isännyyden ja asiakaslähtöisen ohjelman yhdistämisestä.

The aim of the thesis was to arrange a successful event to celebrate restaurant Amarillo’s 20th anniversary .The authors organized a weeklong event consisting of diverse programs. The key purposes of this event were to enhance Amarillo’s image and launch the “Amarillo Airlines” product package.

The thesis was functional and it consisted of event organizing, which was made up of four phases, which were: idea creation, planning, implementation and post-event analysis. During the idea crea-tion phase, 60 potential customers were surveyed to find out what they valued. A promotional tour was held during the anniversary week to raise interest in the event. The tour was held on various university campuses and the main pedestrian street in Jyväskylä. Raffle tickets and information about the event were distributed during the tour.

There were two hosts present at the weeklong anniversary event. The hosts brought added value to the event by paying special attention to the customers. The authors of the thesis were responsible for hosting the event and for the implementation of the promotional tour.

The event was a success. The goals set for the event were achieved and the authors re-enforced their knowledge of event organizing. Amarillo’s sales and number of customers were significantly larger during the anniversary week than in normal weeks. The event surpassed the expectations and was considered a success.

This type of event is especially useful in restaurant environment. The event was an example of a combination of a successful event hosting and a customer-oriented program.