Fasilitointi IT-ammattilaisen apuna : Case: Fasilitaattorin työkalupakki

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteeksi asetettiin Fasilitaattorin työkalupakin tekeminen. Työkalupakista fasilitaattori löytää työpajan suunnitteluun, järjestämiseen, läpivientiin ja jälki- seurantaan liittyviä menetelmiä sekä niitä avustavia muistilistoja. Tilaajan käytössä oli laaja fasilitointivalmennusmateriaali. Tämä jäsenneltiin uudestaan työpajan perusrakenteen mukaiseen muotoon. Lisäksi työkalupakkiin koostettiin suunnittelupohjia ja muistilistoja, jotka auttavat fasilitaattoria käytännön järjestelyissä.

Raportissa käydään läpi fasilitoinnin käyttökohteita IT-ammattilaisen tehtäväkentässä sekä fasilitointia ohjaavan ajattelutavan perusteita. Sen lisäksi tarkennetaan fasilitoidun tilaisuuden suunnittelun, läpiviennin ja jälkihoidon keskeisimpiä tehtäviä. Fasilitoinnin keskeisimpiä tavoitteita on moniosaamisen tuloksellinen hyödyntäminen ja kaikkien toimijoiden sitouttaminen yhteisiin päämääriin. Keinoja näiden toteuttamiseen ovat mm. ryhmäprosessien hallittu ohjaaminen, arvostava lähestymistapa ja menettelytapojen oi- keudenmukaisuus. Fasilitaattorin tulee myös hallita luovan ongelmanratkaisun perusteet, ideoiden tuottamisen mekanismi ja hankalien ryhmätilanteiden hallinnan keinot.

Hallittavan tiedon määrä yrityksissä ja yhteiskunnassa kasvaa jatkuvasti. IT-järjestelmät ovat entistä monimuotoisempia ja niiden suunnitteluun tarvitaan monen eri alan osaajia. Haasteena ei enää ole tiedon löytäminen tai tuottaminen, vaan monialaisen tiedon yhdistäminen. Fasilitointi auttaa IT-ammattilaista valjastamaan laaja-alaisen tiedon tehokkaasti ja myös sitouttamaan eri alojen osaajat yhteisesti tehtyihin päätöksiin. Fasilitointi sopii myös ideoiden tuottamiseen ja strategian jalkauttamiseen.

The aim of this thesis work was to create a Facilitator’s toolbox. The toolbox needs to contain the relevant methods, aids and checklists for planning, organizing, holding and documenting a workshop. There was an extensive facilitation training material already available for the toolbox, but the training material was not well organized for the occasional users. So the training material was reorganized according to the basic workshop structure and an index was added to it. An additional set of planning templates and checklists was created based on the information that was collected from the facilitation forums.

The theoretical section of this thesis concentrates on the use of facilitation as a part ICT professional’s work. It also explains the thought processes behind facilitation. The main tasks relating to organizing, running and documenting a workshop are covered. Combining the knowledge from various contexts and getting commitment from all participants are the key goals of facilitation. These goals can be achieved through applying managed group processes, appreciative inquiry and procedural justice. The facilitator needs to be familiar with Creative Problem Solving Process, the mechanism of innovation and intervention processes. These topics are covered in chapter three. Chapter four outlines practical examples of facilitation usage in information system design.

The amount of information in companies and in the whole society is continuously growing. The ICT systems are increasingly complicated and require multiple specialized skills if one wishes to be involved in the design process. The current challenge is to combine all that information in an effective way and to gain a consensus about the selected approach among all these specialists. Facilitation provides powerful tools also for generating ideas and deploying a strategy.