Itsenäisyyspäivän tanssiaiset 2010 - tapahtuman järjestäminen toteutusprojektina

Abstract

Itsenäisyyspäivän tanssiaiset järjestettiin Jyväskylän ammattikorkeakoulun (JAMK) opiskelijoille ja henkilökunnalle ensimmäisen kerran joulukuussa 2009. Opinnäytetyön tarkoituksena oli järjestää tapahtuma uudelleen toteutusprojektina joulukuussa 2010. Tavoitteena oli suunnitella ja toteuttaa entistä loistokkaampi ilta, jonka tavoiteosallistujamäärä oli 130 vierasta. Työn kirjallinen osuus oli dokumentoida tapahtuman järjestämisprosessi ja tarjota käytännöllisiä työkaluja ja parannusehdotuksia tapahtuman uudelleenjärjestämiseksi.

Tanssiaisia järjestettäessä oli tärkeää valita tapahtumalle oikea kohderyhmä, ajankohta ja paikka. Tanssiaisten markkinointi kohdistettiin lähinnä opiskelijoille. Tapahtuma suunniteltiin voittoa tavoittelemattomaksi ja sponsoroimattomaksi. Projektille olennaista olivat sekä budjetin ja aikataulun laatiminen että turvallisuuteen liittyvien lakien ja käytänteiden huomioon ottaminen. Tapahtuman järjestämiseen liittyviä riskejä analysoitiin SWOT -analyysin avulla.

Itsenäisyyspäivän tanssiaisista vuonna 2010 kerättyjen palautteiden perusteella juhlavieraat olivat kaiken kaikkiaan tyytyväisiä tapahtumaan, sen sisältöön ja käytännön järjestelyihin, vaikka osallistujamäärä jäikin odotettua pienemmäksi. Tanssiaiset saivat kiitosta lämpimästä juhlatunnelmasta ja monipuolisesta illallisesta, mutta itsenäisyyspäivän teeman noudattaminen koristeluja ja musiikkia myöten kaipasi vielä kehittämistä. Projektin suunnitelmallisuus ja joustavuus mahdollistivat budjetissa pysymisen.

Opinnäytetyö selventää millainen prosessi itsenäisyyspäivän tanssiaisten järjestäminen on, ja millaisia asioita tulee ottaa huomioon tapahtumaa järjestettäessä. Toteutusprojektin mukanaan tuomista kokemuksista saa vinkkejä ja neuvoja vastaavanlaisten tapahtumien järjestämiseen.

Itsenäisyyspäivän tanssiaisista toivotaan tulevan vuosittain järjestettävä perinteinen Jyväskylän ammattikorkeakoulun tapahtuma.

Finnish Independence Day Ball was organized for the first time in Jyväskylä in December 2009. The aim of the event was to create a glamorous party for everyone who was studying or working at the JAMK University of Applied Sciences. In December 2010 the Ball was arranged again, but this time executing it as a functional thesis. The aim of the thesis was to plan and carry out even a more glorious event with 130 guests, document the process of planning and offer practical tools to improve the event in future.

The Finnish Independence Day Ball was planned as a project by two project managers with different kinds of tasks. The thesis deals with choosing the right time, venue and a target group for the Ball and how to create a realistic budget without taking too many risks or any sponsors. In addition, marketing know-how and safety regulations were to be taken into consideration. The risks of the event were analyzed thoroughly with a SWOT analysis.

The success of the event was assessed with feedback from the guests of the Ball and how all the aims were achieved. Even though the targeted turnout did not fulfill, the project stayed on budget and almost every feedback from the guests was positive or supportive. Some practicalities, like theme, decoration and music needed improvement, but altogether the Ball was a successful event; the guests enjoyed the party.

The thesis can be utilized as a guide in arranging any kind of event, but especially arranging an event aimed at students of universities. The written part of the thesis guides what kind of process an event planning overall is and what kinds of things should take into account when planning an event. The Finnish Independence Day Ball is expected to become an annual tradition of the JAMK University of Applied Sciences.