Sisäinen viestintä henkilöstön perehdyttämisessä : Case: Maa- ja metsätalousministeriö

Abstract

Hyvä ja suunniteltu perehdyttäminen organisaatioon ja tehtäviin auttaa ja tukee uutta tulokasta siihen asti kunnes hän on riittävän varma ottamaan ohjakset omiin käsiinsä uudessa tehtävässään. Ainakin suurissa organisaatioissa perehdyttäminen hoidetaan yleensä suunnitelmallisesti.

Opinnäytetyön aiheena oli miten sisäinen viestintä tukee uuden henkilön perehdyttä-mistä. Työn tarkoituksena oli tutkia maa- ja metsätalousministeriön perehdyttämispro-sessia ja sen hallintaa. Lisäksi oli tarkoitus saada selville millaisia ongelmia tai kehittä-miskohteita maa- ja metsätalousministeriön perehdyttämisestä löytyy.

Tutkimusote oli kvantitatiinen ja tutkimus toteutettiin Webropol-sovelluksella. Aineis-tonkeruumenetelmänä oli kyselylomake, jossa oli strukturoitujen monivalintakysymys-ten lisäksi avoimia kysymyksiä. Kysely toteutettiin syyskuun alussa 2011 ja se lähetettiin maa- ja metsätalousministeriöön ajalla 1.1.2008 - 31.9.2011 nimitetyille uusille työnteki-jöille, yhteensä 71 henkilölle. Vastausprosentti oli 45 %, joka antoi riittävän kuvan ny-kyisestä perehdyttämisprosessin hallinnasta ministeriössä.

Vastausten perusteella perehdyttämisprosessi yleisellä tasolla on melko hyvin hoidettua. Uuden tulokkaan vastaanotto oli hyvä. Tulokkaat kokivat saaneensa luottamusta työyh-teisöön ja työtovereihin sekä kokivat itsensä tervetulleeksi sekä tasavertaiseksi työsken-telemään maa- ja metsätalousministeriössä.

Kehittämiskohteiksi nousivat työnopastuksen ennakkosuunnittelu ja työnopastukseen käytettävä aika, oman perehdyttäjän nimeäminen sekä esimiehen vastuun korostaminen perehdyttämisestä. Lisäksi palautteenanto perehdyttämisen kuluessa koettiin tärkeäksi.

Good, well-planned orientation to the organisation and work helps and supports a new employee to reach a point where he or she is sure enough to take the lead of his or her new tasks. At least in large organisations the orientation is in most cases managed in a well-planned manner.

The topic for this thesis was how internal communication supports the orientation of a new employee. The purpose of the study was to investigate the orientation process and its management at the Ministry of Agriculture and Forestry. The aim was also to identify the problems or development targets that may be found in the orientation process at the Ministry.

The research approach was quantitative and the study was conducted by using the Webropol application. Data was collected by means of a questionnaire with structured multiple choice questions as well as open questions. The questionnaire was sent in early September 2011 to all new employees appointed to the Ministry between 1 January 2008 and 31 September 2011, 71 persons in total. The response rate was 45%, which gave a sufficient picture of the management of the current orientation process at the Ministry.

Based on the replies, the orientation process is in general quite well managed. The newcomers were well received. Their experience was that they gained confidence in the organisation and fellow employees and they also felt welcome and equal as regards their work at the Ministry of Agriculture and Forestry.

The development targets raised were advance planning of occupational guidance and time used for the guidance, nomination of a personal instructor and highlighting the responsibility of the superior in the orientation. Feedback during the orientation process was also considered important.