Sähköinen asiakirjahallinta : Asiakirjahallinnon käsikirja toiminnan tueksi Kyyhkylä-säätiössä

Abstract

Suomessa käynnissä oleva Kansallinen Terveysarkisto KanTa–projekti oli merkittävä lähtölaukaus tälle työlle. KanTa–palvelut eli eResepti, eArkisto sekä kansalaisen omien tietojen katselu tulevat asettamaan paljon erilaisia vaatimuksia niin siihen liittyville tietojärjestelmille kuin liittyvien terveydenhuollon organisaatioiden toiminnoille ja etenkin asiakirjahallinnolle. Sähköisen arkistoinnin vaatimuksiin tutustuminen herätti Kyyhkylä-säätiössä tarpeen selvittää tarkemmin mitä organisaation tulee toiminnassaan ottaa huomioon siirryttäessä sähköiseen arkistointiin.

Asiakirjahallinto ja arkistotoimi ovat Suomessa termeinä vielä melko uusia ja niistä oli myös saatavilla hyvin vähän kirjallisuutta. Arkistolaitoksen verkosta ladattava asiakirjahallinnon ja arkistotoimen oppikirja Arkistot yhteiskunnan toimiva muisti (Lybeck et al 2006) sekä Liikearkistoyhdistys ry:n kirja Vuodesta sataan (Valtonen ym. 2010) olivat asian perusteokset. Juuri suomenkielisinä ilmestyneet asiakirjahallinnon standardit, JHS-suositukset sekä muut normit ja ohjeistukset valaisivat asiakirjahallinnon olemusta. Tietoa sähköiseen arkistointiin oli saatavilla, mutta monesta eri lähteestä. Tiedon hajanaisuudesta johtuen tuli tarve koota kaikki ohjeistukset samoihin kansiin asiakirjahallinnon käsikirjaksi.

Käsitekartta on oiva väline havainnollistaa käsiteltävää asiaa. Asiakirjahallinnon standardien avulla laadittu käsitekartta selkeytti asiakirjahallinnon tehtäväkentän ja sen pohjalta syntyi runko asiakirjahallinnon käsikirjaan. Tässä työssä on kuvattu kehittämistehtävän kulku sekä sen tuloksena koottu normiympäristö. Tämän normiympäristön kokoaminen yksiin kansiin voi auttaa myös muita tarvittaessa tietoa sähköisestä asiakirjahallinnasta ja sähköisestä arkistoinnista etenkin yksityisen terveydenhuollon näkökulmasta. Varsinainen asiakirjahallinnon käsikirjan sisältö on Kyyhkylä-säätiön hallinnassa

KanTa -National Archive of Health Information project was a major starting point for this master´s thesis. The services of KanTa project are electronic prescriptions, an electronic health records archive and a portal for citizens to access their own health information online. These services will set a lot of diverse requirements to the data systems and to organisations operation. Digital archiving has still been unknown in Finnish archiving and there was not much experience in practice available. Exploring the requirements of KanTa services gave me the inspiration to familiarize myself with electronic records management and digital archiving.

Records management and archives management were quite new terms in Finland and there was not much literature available. The complemation of records management started by reading Finnish literature available. Such as Arkistot yhteiskunnan toimiva muisti (2006), a book about electronic records management published on the web site of The National Archives Service of Finland, and Vuodesta sataan (2010) published by Liikearkistoyhdistys Ry. These books helped to understand records management. The standards of records management and the Public Administration Recommendations (JHS recommendations) were the next step.

A mind map based on the standards available for records management was a good tool to illustrate the tasks of records management. The mind map also helped to outline a handbook for records management. The two years’ intensive work on records management and electronic digital archiving was rewarding. I learnt a lot. Yet, according to my friends as a subject it did not sound very trendy. As a result of this work, there is a collection of standards for records management available. This can be used when is needed more information about electronic records management and archiving for the needs of public health care organisations.