Kartta ruokapalvelujen ytimeen : case: Jämsän Ateria

Abstract

Prosessikartta on koko ruokapalvelujen tasolla tehty graafinen kuvaus avainprosesseista ja niiden välisistä yhteyksistä. Prosesseja tarkastelemalla saadaan tietoa pystytäänkö nykyistä strategiaa toteuttamaan arjen toiminnassa. Prosessikarttaa voidaan tarkentaa prosessikaavioiden avulla, jolloin voidaan kuvata toiminnot niin tarkasti kuin kulloinkin katsotaan tarpeelliseksi. Työn tavoitteena oli löytää kahden asiantuntijaryhmän sekä teoriatiedon avulla yhtenäinen prosessikartta, jolla voidaan kuvata Jämsän Aterian ammattikeittiöiden ydintoimintaa mahdollisimman yleisellä tasolla.

Tutkimuksessa yhtenä menetelmänä käytettiin oppimistehtävää, joka annettiin julkisten ruokapalvelujen johtamisen erikoistumisopintoja suorittavalle opiskelijaryhmälle. Tulokset analysoitiin laadullisen tutkimuksen menetelmin eli pyrittiin tekemään aineistosta löytyneet merkitykset ymmärrettäviksi. Toisena menetelmänä käytettiin mukaeltua Learning Cafe-menetelmää, jossa aineiston tuottajina olivat ylemmän ammattikorkeakoulun palveluliiketoiminnan tutkintoa opiskelevat opiskelijat.

Näiden kahden ryhmän tuotokset yhdistettiin yhdeksi prosessikartaksi. Tästä kartasta pyydettiin vielä eri asiantuntijoilta kommentteja ennen lopullisen Jämsän ruokapalvelujen prosessikartan muotoilua. Parhaimmillaan prosessi lähtee asiakkaan tarpeista ja päättyy asiakkaan tarpeiden tyydyttämiseen. Toimintamme pohjana pitää olla visio, missio, arvot ja strategia. Hyvällä johtajuudella luodaan vahva ja turvallinen pohja toimia. Asiakkaan prosessit täytyy näkyä läpi koko prosessikartan. Ydinprosessit ovat keskeinen osa toimintaamme, jolle tukiprosessit antavat taustatukea. Ammattikeittiöissä täytyy lisäksi toimia laadukkaasti, omavalvonta huomioiden ja tämä kaikki toteutetaan usein muualla määritellyn taloudellisten tulosten mukaan. Tärkeintä on, että asiakas otetaan huomioon ja asiakkaiden antama palautteen kautta kehitetään toimintoja.

Prosessikartta on pohjana Jämsän Aterian toiminnan prosessien mallintamisessa. Tulevaisuudessa tarvitaan vielä paljon työtä, ennenkuin saadaan kuvattua kaikki Jämsän Aterian prosessit tarkasti. Kehittämällä tarkoitukseen sopiva uusi ohjelmisto saadaan prosessien kuvausta varten tehokas ja helposti päivitettävä kokonaisuus.

A process map is a graphical description of the key processes and their connections in the food services. By examining the processes one receives information whether the current strategy can be implemented in the daily operations. The process map can be specified by process charts which can model the functions as accurately as needed. The aim of the thesis was to combine the working knowledge of two different expert groups into one map describing “Jämsän Ateria” professional kitchen’s core activities.

One method used in the research was to give a learning exercise to a group of advanced students of management in public food services. Qualitative methods were used to analyze the results. The other method was adapted Learning Cafe exercise, applied to students of the Master’s Degree Programme in Hospitality Management.

The outputs of the two expert groups were combined into one process map, which was given to expert groups for a round of feedback, and finalized into a process map. At best the process starts with identifying the customer’s needs and ends in satisfying them. The basis of the operations should be a vision, mission, values and a strategy. Good management creates a solid and safe environment to work in. The customer’s processes must be visible through the whole process map. The core processes sustained by support processes are essential for the operation. Furthermore, in professional kitchens the operations must be of high quality, taking the HACCP into account and resulting in a good financial outcome. Most importantly, the customer must be taken into consideration and the customer feedback is collected in order to further develop the operations.

A process map is the base of modelling the process operations in “Jämsän Ateria”. A lot of work is still required until all the processes can be entirely described in the future. By creating a new computer software an efficient and easily updatable solution will be achieved.