Toimihenkilöarkiston tiedonhallinnan kehittämishanke

Abstract

Toimihenkilöarkisto on toimihenkilökeskusjärjestöjen ylläpitämä yksityinen keskusarkisto, joka säilyttää ja antaa käyttöön toimihenkilöjärjestöjen arkistoaineistoja. Arkisto on toiminut yli 23 vuotta. Jo toimintansa alussa Toimihenkilöarkisto otti käyttöön relaatiotietokannat kokoelmiensa hallinnassa.

Vanhat tietokannat ja toimintatavat eivät riittäneet täyttämään arkistoille 2000-luvulla asetettuja vaatimuksia. Toimihenkilöarkisto käynnisti vuonna 2009 tiedonhallinnan kehittämishankkeen, joka jatkui vuoden 2011 loppuun. Hanke sisälsi sekä arkiston omassa toiminnassa syntyneiden asiakirjojen hallinnan että kokoelmanhallinnan. Raportin painopiste on kokoelmanhallinnan kehittämisessä.

Hankkeen tavoitteet olivat henkilöriippuvuuden vähentäminen arkiston kaikessa tiedonhallinnassa, luettelointityön nopeutuminen sekä aineistojen käytettävyyden paraneminen. Konkreettisia tavoitteita oli kaksi. Ensimmäinen oli sähköisen arkistopalvelun hankkiminen ja käyttöönotto arkistojen luettelotietojen ja sähköisten asiakirjojen hallintaa ja Internet-käyttöä varten. Toinen oli arkistonmuodostussuunnitelman (ams) laatiminen arkiston oman tiedonhallinnan kehittämiseksi.

Sähköiseen arkistopalveluun kohdistuvien toiveiden selvittämiseksi toteutettiin suppea sähköinen kysely sekä arkiston asiakkaille että työntekijöille.

Hankkeen tavoitteita voidaan pitää toteutuneina. Toimihenkilöarkistolla on käytössään ulkopuolisen palvelun tarjoajan ylläpitämä sähköinen arkistopalvelu, johon voidaan liittää myös arkiston sähköiset asiakirjat ja jonka avulla luettelotiedot ja asiakirjat voidaan julkaista Internetissä. Vanhat tietokannat on arkistopalvelussa yhdistetty. Arkiston prosessit on kuvattu, ja ams valmistuu hankkeen puitteissa. Henkilöriippuvuus arkiston tieto- ja tietopalveluprosesseissa väheni hankkeen tuloksena, ja työtehtävät jakautuvat entistä joustavammin henkilökunnan kesken.

The Archives of Salaried Employees is a private central archive that preserves and keeps available archives of the trade unions of professional employees. It has been operating for over 23 years. The Archives of Salaried Employees has used relational databases to manage its collections from the beginning of its operations.

The existing databases and practices in collection management were not sufficient to meet the requirements of the 2000s. In 2009 The Archives of Salaried Employees launched an information management project which continued to the end of 2011. The project covered both improving the management of its own records and improving the management of its archival collection. This report focuses on the development of collection management.

The project aimed to reduce the dependence on individual employees in all of the archives' information and data management, to speed up cataloguing process and to improve the usability and availability of both catalogues and archival materials. Two concrete goals were set. The first was the acquisition of a digital archives service to manage collections and make catalogues and digital records available online. Another was to produce a filing plan to instruct the management of the archives' own records. A brief survey among customers and employees was organized to find out what issues should be accounted in the improvement of archives service and its metadata.

The goals were achieved. At the end of a project The Archives of Salaried Employees now has access to a digital archives service maintained by an external service provider. Catalogues and digital records can be shared online. The archives' business processes are defined and modelled and a filing plan based on them will be finished at the end of the year 2011. The dependence on individuals has decreased in both information processes and information retrieval processes. Also work tasks can now be divided between the personnel in a more flexible way.