Varahenkilöstön prosessikuvaus : Varkauden kaupungin sosiaali- ja terveystoimialueella

Abstract

Vaatimus toiminnan tuloksellisuudesta on lisääntynyt jatkuvasti. Tähän ovat johtaneet kuntien rakenteelliset sekä toimintaympäristössä tapahtuneet muutokset ja niistä johtuvat vaatimukset. Koulutustason yleinen kohoaminen ja globaalitalouden vaikutukset ovat yhdessä nostaneet tärkeään asemaan pitkän tähtäyksen menestystekijät, liittoutumisen ja kumppanuuden, osaamisen ja innovatiivisuuden. Rahata-loudellinen näkökulma antaa kuitenkin toiminnan kehittämiselle ahtaan viitekehyksen erityisesti tilanteissa, joissa laadun pitää olla määrää tärkeämpi tulos- ja kilpailutekijä.Suomen väkiluvun ennakoidaan nousevan tulevaisuudessa lähinnä nettomaahanmuuton vuoksi mutta työikäisten osuus väestöstä tulee vähenemään merkittävästi. Huoltosuhteen raju muutos vaatiikin uusia malleja palveluiden järjestämiselle. Varkauden kaupunki on viime vuosien aikaan tehnyt paljon rakenteellisia muutoksia koti- ja laitosalueen yksiköissä. Tehostettua palveluasumista on lisätty ja uusia yksiköitä rakennettu, jolloin laitoshoidon kuormitusta on päästy keventämään. Henkilöstön riittävyyden ja osaamisen turvaamiseksi on Varkauteen perustettu muutama vuosi sitten varahenkilöstö. Tätä toimintaa ollaan lisäämässä, minkä vuoksi kehittämistyöni tarkoituksena on kuvata nykyinen toiminta prosessikuvausta apuna käyttäen.Prosessi on tarkoituksenmukainen toimintojen sarja, joka vaatii aikaa, etenee ajassa ja muuttuu ajan myötä. Nykyaikaisen laadunkehitystyön perustana pidetäänkin prosessiajattelua ja prosessijohtamista. Prosessimallinnus on yleisesti käytetty tapa kuvata olemassa olevaa tai tavoiteltavaa tilaa. Varkaudessa mallinnuksen avuksi oli valittu QPR- ohjelma ja vuokaavion muodoksi uimaratamalli. Näiden mallien avulla pystyin yhdessä varahenkilöstön esimiehen kanssa kuvaamaan Varkauden kaupungin varahenkilöstön nykyisen toiminnan. Toimintatutkimustani jäsensin Demingin PDCA-syklin avulla ja tein yhteistyötä varahenkilöstön sekä varaavien yksiköiden esimiesten kanssa. Lopputuloksena syntyi varahenkilöstön prosessikäsikirja, jota voi käyttää esimerkiksi perehdytyksen apuvälineenä.

The requirement for the effectiveness of operations has been continuously increasing. This is caused by the structural reformations of municipalities as well as the changes in the operational environments. Gen-eral rise in the level of education and the influences of global economy have together underlined the im-portance of long term success factors, alliances and partnerships, know-how and innovativeness. The financial point of view gives a very limited framework for operational development especially in situa-tions where quality must be more important competitive factor than quantity. The population of Finland is estimated to rise in the future mainly because of net migration but the por-tion of working-age habitants will be significantly lower. The drastic change of maintenance ratio will require new models for the organization of services. During the last few years the City of Varkaus has been making a lot of structural changes in home and facility region units. Enhanced sheltered housing has been increased and new units have been built. With this the load of facility treatment has been low-ered. To secure the adequacy and know-how of personnel the City of Varkaus has founded a deputy per-sonnel unit. The operations with this unit are being increased and because of this the purpose of my de-velopment work is to create a process description.A process is a purposeful series of actions, which takes time, proceeds in time and changes within time. The basis of modern quality development is considered to be process thinking and process management. Modeling of processes is a common way of describing the current state or the goal state. To help the modeling process in Varkaus the program selected was QPR and the shape of the flowchart selected was swim lane. With the help of these models and the superior of deputy personnel I was able to describe the current operations. My action research was structured with the help of Deming's PDCA-cycle and I col-laborated with the superior of deputy personnel and with the superiors of the reserving units. The result is a process manual for deputy personnel, which can be used for example as an aid in the orientation of new personnel.