Dokumentoinnin kehittäminen perheiden arviointi- ja kuntoutuskeskuksessa

Abstract

Tämän kehittämishankkeen tarkoituksena oli dokumentoinnin kehittäminen lastensuojelun perhekuntoutusta tuottavassa yksikössä. Yksikön keskeinen dokumentti on kuntoutusjaksosta tuotettava loppuraportti. Tämän kehittämishankkeen tavoitteina olivat loppuraportin asiasisältöjen ja rakenteiden jäsentäminen ja yhdenmukaistaminen, keinojen löytäminen sille, että loppuraportin laatiminen olisi työntekijöitä vähemmän kuormittava työvaihe ja yleisten dokumentointiohjeiden laatiminen yksikölle. Kehittämishanke toteutettiin kesän 2010 ja syksyn 2011 välisenä aikana. Kehittämishanke eteni lineaarisen projektityön mallin mukaan suunnittelun kautta tavoitteiden asettamiseen, varsinaiseen toteutukseen ja päätökseen. Kehittämismenetelmänä hankkeessa oli reflektiiviset keskustelut, joita tukemassa oli vahva arvioiva työote. Kehittäminen toteutui työntekijöiden pienryhmätyöskentelynä sekä viidessä koko kehittämisyksikön yhteisessä tapaamisessa. Kehittämishankkeen tuloksena syntyi loppuraporttipohja, joka on asiasisällöiltään ja rakenteiltaan jäsennelty, yhtenäistetty, sekä kohdittain yksilöity ja tiivistetty. Kehittämishankkeen tuloksena työntekijöiden kokema kuormittuneisuus loppuraportin laadinnasta väheni. Merkittävänä välineenä tässä toimi jäsennelty loppuraportti, jossa käsiteltävät asiat ovat valmiina listattuna. Lisäksi yksikkö sai ajantasaiset dokumentoinnin ohjeistukset, jotka ovat kaikkien työntekijöiden tiedossa ja saatavilla. Kehittämishankkeen tulokset hyödyttävät organisaation perustehtävän mukaista toimintaa. Organisaation perustehtävänä on lastensuojelullisen perhekuntoutuksen tuottaminen ja sen perusteella tiedon tuottamista ja välittämistä perheen/lasten hyvinvoinnista. Uusi loppuraporttimalli ja siihen luodut ohjeistukset tekevät tiedon välittämisestä täsmällisempää ja jäsentyneempää toimintaa. Loppuraportin jäsentäminen ja dokumentointiohjeistusten laatiminen ovat vaikuttaneet käytännön työn tekemiseen työtä yhtenäistävinä ja helpottavina seikkoina. Tulokset ovat olleet jokaisen työntekijän otettavissa heti käyttöön.

Purpose of this study was to improve the documentation on child welfare made in family rehabilitation unit. One key document made in the unit is final report written based on the rehabilitation period. Goal of this study was to structurize and standardize the final report´s substance and structure, find methods to make creation of final report a smaller burden for workers and to create common guide to create documents for the unit. This development project was accomplished between summer 2010 and autumn 2011. Project followed the linear project work model by planning, goal setting, actual implementation and finally to the conclusion. Reflective conversations were used as development method in this project aided by professional judgment. Result of the development project was a final report template that is structured and standardized and by points individualized and concise. Using this template relieved the burden of the employees when writing their final report. For documentation the unit got also up-to-date directions that are known and available for all employees. Results of the development project give advantage to main functions of the organization. Main function of the organization is to produce family rehabilitation based on child welfare and to create information of family/children welfare. The new final report model and directions made for that make information transferring more factual and structured in nature. Structurizing the final report and creating documentation instructions have affected to practical work by easing and standardizing the work. Every worker has been able to take these results in use right away.