Kehitysprojektien ohjaus ja opas

Abstract

Opinnäytetyö laadittiin Tutor Academy Oy:lle, joka järjestää Yritysjohtamisen erikoisammattitutkintoon valmistavaa koulutusta. Työn lähtökohtana oli tutkintoon sisältyvän kehitysprojektin ohjaamisen tehostaminen. Tuohon tarkoitukseen laadittiin opas, josta tutkinnonsuorittajat saavat tarvittavat työkalut kehitysprojektin suunnitteluun ja toteutukseen. Oppaan avulla ohjausta voidaan tasapainottaa ja kohdistaa ongelmakohtiin.

Opinnäytetyössä mietittiin keinoja projektin aiheen löytämisen ja projektin toteuttamisen ohjaamiseksi. Yhteistyössä toimeksiantajan kanssa päädyttiin malliin, jossa nykytilan analysointi ja strategian määrittäminen suuntaavat projektin aiheen valintaan. Lisäksi projektin toteutuksen avuksi tarkasteltiin projektihallinnassa keskeisten työkalujen käyttöä.

Opinnäytetyön toiminnallisessa osuudessa suunniteltiin ja laadittiin kohderyhmä huomioiden opas, joka sisältää prosessikuvauksen ja viisi työkalua projektin eri vaiheisiin. Työkalut ovat tutkinnonsuorittajille annettavia tehtäviä, joissa he analysoivat yrityksen nykytilaa, luovat yritykselle strategian, suunnittelevat projektia ja lopuksi arvioivat projektin onnistumista. Opas annetaan tutkinnonsuorittajille sähköisessä muodossa, joten kehitysprojektin tietojen lisääminen valmiiseen pohjaan on helppoa.

Oppaan arviointikeinona käytettiin laadullista tutkimusta. Tutkimuksessa haastateltiin kolmea tutkinnonsuorittajaa, jotka olivat käyttäneet oppaan työkaluja omassa kehitysprojektissaan. Heiltä kysyttiin, millaisina he olivat kokeneet oppaan työkalut ja Tutor Academyn ohjauksen. Tutkimuksen tulokset osoittavat, että työkalut ovat onnistuneet hyvin. Ohjausta pidettiin suurimmaksi osaksi onnistuneena. Tutkimuksen tuloksissa nousi esiin ohjauksen tärkeys.

Valmiista oppaasta hyötyvät sekä tutkinnonsuorittajat että Tutor Academy Oy. Tällä hetkellä opas on toimeksiantajan käytössä ja sitä on jo kehitetty eteenpäin. Vastaisuudessa opasta voisi kehittää tutkimalla tarkemmin tutkinnonsuorittajien ohjauksen tarvetta. Tutkimuksen perusteella voisi pohtia, onko ohjausta mahdollista tasapainottaa ja suunnata tutkinnonsuorittajille, jotka tarvitsevat sitä enemmän.

Opinnäytetyön toiminnallinen osuus on salattu toimeksiantajan pyynnöstä.

This thesis was made for a client, Tutor Academy Oy, which organises access courses for business managers. In one course, participants plan and implement a development project. The aim of this thesis was to make the guidance for this project work more effective. As a result a guidebook has been created. It consists of tools that students need for planning and implementing a project. With the aid of the guidebook, Tutor Academy will be able to provide its students with the necessary guidance at each stage of the project process.

Defining a project topic and implementing the project are the main tasks for students in development projects. The theoretical section of this thesis explores ways for guiding students through those tasks. In cooperation with the client, a model for defining a project topic was created. According to this model, analysing the present state of a company and planning a strategy are the basis for defining a project topic. In addition, essential tools of project management have been presented, in order to create tools for the implementation phase.

Taking students and their needs into consideration was important when planning and constructing the guidebook. The guide consists of a process description and five tools which are designed to help at different stages of the project. The tools are assignments in which students analyse the present state of a company, plan a strategy, plan a project and evaluate the project’s success. The guidebook is given to students in electronic form.

To evaluate the guidebook three students were interviewed by phone. The interviewees had been using the guidebook in their own development projects. In the interviews, they were asked to give their opinions about the tools and the guidance. The results suggest that the tools are successful and useful. Furthermore, two of the three respondents were pleased with the guidance. The importance of guidance was emphasised by the interviewees.

Both Tutor Academy Oy and its students benefit from the guidebook. The guidebook is currently in use and has already been developed by the client. In the future, the guidebook could be developed by studying more precisely what kind of guidance and how much guidance students need. On the strength of this thesis, it is worth considering if it is possible to target guidance more exactly for students that have different needs.

The guidebook contains confidential information so it will not be published.