Perehdytys myyntilaskutukseen : Case: Metso Paper Oy, Rautpohja

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia Metso Paper Oy, Rautpohjan talousosastolla laskutuksen nykytilaa ja perehdytysmetodeja. Samalla kartoitettiin laskutuksen mahdollisia kehittämiskohteita. Tutkimus luo pohjaa myöhemmin tehtävälle myyntilaskutuksen perehdytysoppaalle.

Teoriaosassa tutkittiin sähköistä taloushallintoa, myyntilaskuprosessia, arvonlisäverotusta, laskumerkintöjä ja toiminnanohjausjärjestelmiä. Teoria auttaa ymmärtämään ilmiötä paremmin. Empiirinen tutkimus suoritettiin kvalitatiivista tutkimusotetta käyttäen. Tutkimus koostui kolmesta teemahaastattelusta sekä havainnoinnista oman laskutustyön ohella. Tutkimuksen tuloksena saatiin selville, että laskutuksessa haasteellisinta ovat arvonlisäverokysymykset, koska tavaraa ja palveluita myydään moneen eri maahan. Lisäksi tutkimuksessa selvisi, että arvonlisäverotus on yksi tärkeimmistä asioista laskutuksessa samoin kuin laskumerkinnät ja oikea-aikaisuus.

Tutkimuksen perusteella perehdytykseen kaivataan vähintään muistilistaa asioista, jotka tulisi käydä läpi uuden työntekijän kanssa. Vaikka laskutukseen on olemassa yksittäisiä ohjeita muun muassa toiminnanohjausjärjestelmän käytöstä, ne eivät riitä kokonaisvaltaiseen perehdytykseen. Myös kattavampi perehdytysopas tulee tarpeeseen.

Tutkimuksen mukaan laskutusta on kehitetty viime vuosina paljon ja sitä kehitetään jatkuvasti lisää. Esimerkiksi sähköisten asiakkaiden määrä lisääntyy, ja toiminnanohjausjärjestelmän avulla pystytään automatisoimaan laskumerkintöjä, jolloin manuaalinen työ vähenee. Mitään suuria kehittämiskohteita ei tutkimuksessa kuitenkaan noussut esille johtuen jatkuvasta kehityksestä viime vuosien aikana.

Kokonaisuutena voidaan todeta, että laskutuksen nykytilanne on hyvä eikä suuria muutoksia tai kehitystä perehdytysoppaan lisäksi tarvita.

The purpose of the study was to investigate the invoicing process at the financial department of Metso Paper and the related orientation methods. At the same time, potential areas for development were tried to find. A comprehensive orientation guide will be compiled on the basis of the present study.

The theoretical part focuses on the electronic financial management, sales invoicing process, value-added tax, invoice records and ERP systems in order to better understand the phenomenon under study. The theoretical part helps to understand better the phenomenon. Empirical research was carried out using a qualitative research approach. The study consisted of three theme interviews and observation. The results of the study show that the most challenging question of invoicing is related to value-added taxation because the goods and services produced are sold to several countries. Additionally, it was discovered that value added tax is one of the most important things in invoicing along with invoice records and timeliness.

The study revealed that at least a checklist is needed of the things that should be explained to a new employee. Potential separate guides, for example for using the ERP system, they are not enough. A more comprehensive orientation guide will also be needed.

The study shows that invoicing has been considerably developed in recent years, which process is going on. For example, the number of e-invoice customers will increase. The ERP system enables the automation of invoice entries, so manual work will be reduced. However, no major development areas arose in this study due to the continuous development in recent years. Generally speaking, the status quo of invoicing is good, and major changes or developmental measures are not required.