Sustainable development in meeting management : case: Polaris-network meeting

Abstract

The Polaris network is a co-operation channel between Nordic and Baltic education institutes and organisations, aiming to enable active co-operation between the partners. The School of Tourism and Services Management of Jyväskylä University of Applied Sciences is one of the partner institutes, and was assigned to be the host for a network meeting in September 2008. The idea was to have a two-day meeting in Jyväskylä with approximately 15 to 20 participants. In this study, a project plan for organising the meeting was drawn. The main focus of the study was on sustainable development in meeting management, with the aim of organising the Polaris meeting in the most environmentally friendly way. To fulfil this purpose, a lot of desk research was carried out by collecting and analysing information on meeting management and sustainable development from literature, articles and the World Wide Web. Discussions with lecturers and observation through personal participation in the meeting and its planning were also a good source of information. The research showed that with the continuing growth of the meeting industry, developments are also being made. Meeting and event planners as well as the meeting participants are becoming more environmentally conscious. However, the industry still has a lot of problems in facing the climate change, largely due to the emissions caused by travelling. The planning of the Polaris network meeting also showed how dependant event planners can be on their suppliers and service providers when trying to design a sustainable meeting. Despite some last-minute changes in duration and expected participant numbers, the Polaris meeting was fairly successful. The results of this thesis give suggestions on how to make meetings more sustainable and environmentally friendly. The information can be used for the planning of future meetings or events at Jyväskylä University of Applied Sciences. The topic is definitely worth more research as sustainable development issues become more important every day.

Polaris-verkosto on yhteistyökanava Baltian ja Pohjoismaisten koulutusinstituutioiden ja järjestöjen kesken, ja se pyrkii mahdollistamaan aktiivisen yhteistyön partnereiden välillä. Jyväskylän ammattikorkeakoulun matkailu-, ravitsemus- ja talousalan yksikkö on yksi verkoston partnereista ja sai tehtäväkseen toimia Polaris-verkostotapaamisen järjestäjänä syyskuussa 2008. Ajatuksena oli järjestää kaksipäiväinen tapaaminen noin 15/20:lle osanottajalle. Tämä opinnäytetyö tarjoaa projektisuunnitelman kyseiselle tapaamiselle. Tämä tutkimus keskittyy erityisesti kestävään kehitykseen kokousjärjestämisessä; tavoitteena oli järjestää Polaris-tapaaminen mahdollisimman ympäristöystävällisellä tavalla. Tavoitteen saavuttamiseksi tietoa kokousjärjestämisestä ja kestävästä kehistyksestä kerättiin ja analysoitiin kirjallisuudesta, artikkeleista ja Internetistä. Myös keskustelut luennoitsijoiden kanssa ja omat havainnot kokouksen suunnittelu- ja toteutusvaiheessa tarjosivat hyödyllistä tietoa tulosten saamiseksi. Tutkimus osoitti, että kokousalan jatkuvan kasvun myötä myös kehitystä tapahtuu. Kokous- ja tapahtumajärjestäjät sekä kokousten osanottajat ovat selkeästi entistä ympäristötietoisempia. Siitä huolimatta alalla on vielä runsaasti ongelmia ilmastonmuutoksen kohtaamisessa, mikä johtuu suurelta osin matkustamisen aiheuttamista päästöistä. Polaris-tapaamisen suunnittelu osoitti myös, kuinka riippuvaisia tapahtumajärjestäjät ovat alihankkijoista ja palveluiden tuottajista yrittäessään järjestää kestävän kehityksen periaatteiden mukaista kokousta. Huolimatta joistakin viime hetken muutoksista Polaris-tapaamisen kestossa ja osanottajamäärässä kokous onnistui melko hyvin. Tämän opinnäytetyön tulokset tarjoavat ehdotuksia, kuinka kokouksista voitaisiin tehdä ympäristöystävällisempiä. Tietoa voidaan käyttää tulevien kokousten ja tapahtumien järjestämisessä Jyväskylän ammattikorkeakoulussa. Aihe on varmasti lisätutkimuksen arvoinen, sillä kestävän kehityksen merkitys on päivä päivältä tärkeämpi.