Quality Manual for the Sales Department and Internal Information Flow within Arctic Finland House

Abstract

The amount of information is rapidly growing and it is harder and harder to keep up with. In this thesis I will focus on quality manual and internal information flow which means information that flows inside the company between workers and management. Thesis will also explain how information is produced, how it is shared, and how quality manual will help AFH. Thesis is made with co-operation with company called Arctic Finland House. Thesis will give a brief view of basic information flow and more specific problems and solutions for quality management.

Information flow inside the company is one of the most important success factories for any company that has more than one worker. My thesis focuses on history, present time and future ways of using internal information to improve efficiency and make decisions based on up-to-date and accurate information. I have interviewed two persons inside the company and used this information to open the real problem and to find the bottle neck.

Research was made by using qualitative methods. This includes two interviews and following employer’s and employee’s actions. Sales are focused mainly around one person and that is why CEO’s main part is to focus on supporting and helping where help is needed.

Tiedon määrän kasvun johdosta yrityksillä on päivä päivältä haastavampaa pysyä mukana tiedon kanssa. Tämän lopputyön tarkoitus on keskittyä sisäisen tiedonkulun liikkumiseen, sisäisen tiedon tuottamiseen sekä laatujohtamiseen. Miten tietoa tuotetaan, miten sitä jaetaan organisaation sisällä ja miten laatukäsikirja voi auttaa yritystä selviämään tulevaisuuden haasteista. Sisäinen tiedonkulku tarkoittaa tiedon liikkumista työtekijöiden ja johdon välillä yrityksen sisällä. Työn osana on myös laatukäsikirja joka on suunniteltu yrityksen myynnin avuksi. Opinnäytetyö on tehty yhteistyössä yrityksen Arctic Finland Housen kanssa.

Tiedonkulku on yksi tärkeimmistä tekijöistä menestyvässä yrityksessä. Opinnäytetyöni tutkii yrityksen Arctic Finland House sisäisen tiedonkulun historiaa, nykyaikaa ja tulevaisuutta. Opinnäytetyö pyrkii antamaan uusia ongelmia ja ratkaisuja sisäiseen tiedonkulkuun. Tutkimukseeni olen haastatellut yrityksen työntekijöitä ja heidän avullaan pyrkinyt luomaan nykytilanteen kuvan. Työni laatukäsikirja tulee myös tarkentamaan yhteisiä pelisääntöjä ja vastuualueita yrityksen sisällä.

Tutkimismenetelmäksi valitsin laadullisen tutkimuksen. Suoritin 2 haastattelua ja ei- osallistuvaa havainnointia. Yrityksen myynti perustuu yhden henkilön ympärille ja siksi toinen haastateltavani oli yrityksen toimitusjohtaja. Yrityksen toimitusjohtajan tehtävä on auttaa ja paikata siellä missä tavataan. Toimitusjohtajan tehtävä on myös tukea ja auttaa myyntiä parantamaan tulostaan.