Planering av evenemang : Planering och genomförande av PAF Opens festtillställningar

Abstract

Syftet med detta examensarbete är att planera och genomföra fyra (4) lyckade festtillställningar som i slutändan ska bidra till att PAF Open blir ett årligen återkommande evenemang på Åland i augusti. Examensarbetet görs i samarbete med uppdragsgivaren PAF Open. PAF Open är en deltävling på världs touren i beachvolleyboll som äger rum 17-21 augusti 2011 i Mariehamn, Åland. Under PAF Open planerar och genomför jag fyra olika fester på olika platser torsdag till söndag med start klockan 21.00 varje kväll. Festerna ordnas i allmänhet åt alla sport- och nöjesintresserade i åldern 18 till 35 år men även till beachvolley spelarna som deltar i PAF Open. Temat är flip flop då vi vill få till strand- och surfkänsla under festerna. Problemställningen i detta arbete är att få allmänheten att förstå att PAF Open inte bara är ett sportevenemang utan ett sport- och nöjesevenemang i världsklass. Även bra samarbete med olika samarbetspartners och att få gästens förväntningar tillfredställda med bred marginal är viktigt. Teorin i detta arbete bygger jag upp med hjälp av Vallo och Häyrinens samt Iiskola-Kesonens böcker angående evenemang men även material från utländska författare som Wolf. Jag avgränsar arbetet så att jag inte tar upp matservering eller budgetaspekten. När jag väl planerar och genomför festerna använder jag mig av egna erfarenheter och observationer. Med facit i hand kan jag vara nöjd med resultatet. Efter en lång och intensiv planering och ett fartfyllt genomförande kan jag sammanfatta att syftet uppnåddes med de fyra festerna då alla blev välbesökta och lyckade.

The main purpose of this thesis is to plan and execute four (4) successful parties, which in the end should do that PAF Open becomes an yearly event at Åland in August. My thesis has been done in cooperation with PAF Open. PAF Open is a competition on the world tour of beach volleyball, and is held 17th to 21st of August 2011 in Mariehamn, Åland. During PAF Open I plan and execute four different parties on different locations starting at 21.00 from Thursday to Sunday. The parties are organized to all people in the age of 18 to 35 who is interested in sports and entertainment, but also to the beach volleyball players who are competing in PAF Open. The theme is flip flop because we want to have beach and surf feeling throughout the parties. The problem in this thesis is to get the public to understand that PAF Open is not just a sport event; it’s a sport and entertainment event in world class. Further better cooperation with different partners and to get the guest’s expectations satisfied is important. The theory in this thesis is build up around Vallo and Häyrinen’s and Iiskola-Kesonen’s books about events but also books from foreign writers as Wolf. There are two limitations in this thesis, which are food service and the budget aspects. When I plan and execute these parties I use my own experiences and observations. I can be satisfied with the results. After a long and intensive planning and speedy implementations I can say that the main purpose has been reached with these four parties when all were crowded and successful.