Hankintajärjestelmän kehittäminen Rakennus K. Karhu Oy:lle

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää Rakennus K. Karhu Oy:n hankintakäytäntöjä hankintojen suunnittelun ja seurannan osalta. Tarpeen työlle aiheuttivat ongelmat hankintojen kustannushallinnassa, tiedonkulussa ja -saatavuudessa sekä hankintatilanteen ja vastuiden selvittämisessä. Tavoitteena oli luoda työkalu, jolla hankintojen suunnittelu ja seuranta voitaisiin toteuttaa käytännössä entistä tehokkaammin.

Kehitystyö oli prosessi, jonka varrella pohdittiin erilaisia lähestymistapoja ja ratkaisuja työn toteuttamiseksi. Tulokseksi saatiin PlaNet+6.3-ohjelmaan pohjautuva kohdekohtainen hankintajärjestelmä, joka sisältää hankintasuunnitelman hankintaluetteloineen, -aikatauluineen ja -vastuineen sekä hankintojen toteumatietojen kirjauksen. Syntynyt hankintajärjestelmä on väline hankintojen suunnittelulle. Se mahdollistaa kaikkien tarvittavien hankintoihin liittyvien tietojen koonnin yhteen järjestelmään projektiin osallistuvien saataville. Samalla mahdollistuu hankintojen aikataulu- ja kustannusseuranta.

Suurin haaste kehitystyössä tulee olemaan hankintajärjestelmän käyttöönotto. Järjestelmän toiminta perustuu jatkuvaan päivittämiseen, joka oletettavasti tulee aiheuttamaan ongelmia ainakin alkuvaiheessa. Toivottavaa on, että järjestelmän mukanaan tuomat hyödyt vakuuttavat ja sen vaatima panostus koetaan kannattavaksi. Jatkossa yrityksen tulee panostaa aluekohtaisten toimittajarekisterien kehittämiseen sekä edelleen luoda edellytyksiä paremmalle tiedonkululle yrityksen sisällä.

The purpose of this thesis was to develop planning and controlling of procurement for building firm Rakennus K. Karhu Ltd. The reasons which led to this project were the problems with flow of information and controlling of costs and procurement situation in the firm. The target was to find a practical way to plan and control procurements of building projects.

This development work was carried out as a project where different approaches and solutions were considered. The result of the work was a management system of procurement based on Planet+6.3 schedule software. The system consists of procurement plan, which includes list of coming procurements, schedule and liabilities of tasks. In addition key information of the materialized transactions can be added into the system. The management system gathers together every necessary information for follow-up schedule and costs of procurement in a building project.

The biggest challenge with the development work will be the implementation of the system. The function of the system demands that acquirers update the information constantly which is believed to be difficult at first. It is expected that the management system carries with it benefits that convince employees so they start to feel investment worth it. In future the firm should invest in developing a register of suppliers and develop further the flow of information inside the firm.